Codice etico - Publika - Servizi e formazione per gli enti locali

1. Premessa

1.1 Obiettivi del Codice Etico

La missione di Publika S.r.l. (di seguito anche la Società) è quella di fornire ai propri clienti servizi di elevata quali-tà, operando, nell’ambito delle strategie delineate e in partnership con i propri fornitori, per lo sviluppo del business e l’impegno delle tecnologie più efficienti e compatibili con l’ambiente e la sicurezza.
Attraverso queste attività la società intende:

creare valore per i propri soci e sviluppare l’azienda a lungo termine;
contribuire al benessere ed alla crescita professionale dei dipendenti e collaboratori;
trasferire elementi di innovazione e di progresso economico e civile alla Comunità, nel pieno rispetto dei valori primari dell’azienda cioè l’etica e la legalità.

L’integrità morale è un dovere costante di tutti coloro che lavorano per Publika S.r.l. e caratterizza i compor-tamenti di tutta la sua organizzazione.
A tale fine il presente Codice Etico (o di Condotta) è stato elaborato, in linea con il modello organizzativo ex D.Lgs. 231/2001, per assicurare che i valori etici fondamentali di Publika S.r.l. siano chiaramente definiti e costituiscano l’elemento base della cultura aziendale, nonché lo standard di comporta-mento di tutti i Destinatari nella conduzione degli affari e delle loro attività.

1.2 Struttura del Codice Etico e ambito di applicazione

Il Codice Etico trova applicazione per tutte le attività della società ed è vincolante per i comportamenti dei Destinatari (di se-guito Collaboratori) e più precisamente degli amministratori, dei dipendenti, dei collaboratori interni e dei rappresentan-ti/procuratori.
Publika S.r.l. si impegna a richiedere che i principi del Codice Etico siano osservati anche da tutti coloro (partner, forni-tori, clienti, collaboratori esterni, consulenti) con i quali essa entra in contratto in relazione al perseguimento dei propri obiettivi.
In particolare, la società – consapevole dell’influenza, anche indiretta, che le proprie attività possono avere sulle condizioni, sullo sviluppo economico e sociale e sul benessere generale della collettività – intende orientare la sua azione ed i suoi investimenti nel rispetto del contesto in cui si trova.

PRIMA PARTE

2. Principi etici

2.1 Etica nella conduzione degli affari e delle attività aziendali

Legalità – Tutti i Collaboratori sono tenuti al rispetto delle leggi e normative vigenti nei paesi in cui operano, del Codice Etico e delle norme interne aziendali, applicandole con rettitudine ed equità.
Integrità – Nei rapporti con i terzi, Publika S.r.l. si impegna ad agire in modo corretto e trasparente evitando informazioni ingannevoli e comportamenti tali da trarre indebito vantaggio da altrui posizioni di debolezza o di non conoscenza. La società, nella ricerca della massimizzazione dei propri risultati economici e finanziari, è impegnata a stabilire corrette relazioni commerciali con i terzi e con i fornitori, rapporti duraturi con clienti e adeguati riconosci-menti del contributo dei propri Collaboratori.
Lealtà – I rapporti con l’esterno, le relazioni con i propri Collaboratori, e quelle tra questi ultimi devono essere improntati alla massima lealtà, che consiste nella fedeltà alla parola data ed ai patti, nell’agire con senso di responsabilità, nella valorizzazione e salvaguardia del patrimonio aziendale e nell’applicazione di un’attitudine di completa buona fede in ogni attività o decisione.
Onestà e correttezza – Nello svolgimento delle attività e nelle relazioni di qualunque tipo e natura, i Collaboratori di Publika S.r.l. sono tenuti a rispettare con la massima diligenza le leggi vigenti con una linea di condotta onesta. In nessun caso il presunto perseguimento dell’interesse o del vantaggio per la società può giustificare un operato non conforme alle leggi. Tutte le azioni della società devono essere effettuate garantendo correttezza, completezza, uniformità e tempestività d’informazione, secondo le linee dettate dalle leggi, dalle migliori prassi del mercato e nei limiti della tutela del know-how e dei beni dell’azienda.
Rispetto della dignità delle persone – Publika S.r.l. rispetta i diritti fondamentali delle persone tutelandone l’integrità morale e garantendo eguali opportunità. Nelle relazioni sia interne che esterne non sono ammessi comportamenti che abbiano un contenuto discriminatorio basato sulle opzioni politiche e sindacali, la religione, la razza, la nazionalità, l’età, il sesso, l’orientamento sessuale, lo stato di salute e in genere qualsiasi caratteristica intima della persona umana. La società si adopera affinché, nell’ambito delle proprie attività, i diritti previsti dalla “Dichiara-zione dei diritti dell’uomo” siano garantiti nei diversi luoghi in cui opera.
Trasparenza – Publika S.r.l. considera imprescindibili per la conduzione dei suoi affari e per la vita aziendale la veridicità, la completezza e l’accuratezza delle informazioni che sono fornite sia all’interno che all’esterno della Società.
Rapporti con gli organismi di controllo – I rapporti con gli organismi di controllo sono ispirati a principi di trasparenza, completezza, veridicità e correttezza dell’informazione.
Qualità dei servizi – Publika S.r.l. orienta la propria attività alla soddisfazione e alla tutela dei propri clienti oltre che all’apprezzamento della collettività in cui opera.
Libertà di mercato – Publika S.r.l. conforma la propria attività alla salvaguardia dei principi di corretta concorrenza e libertà di mercato.

2.2 Etica del lavoro e tutela e valorizzazione dei collaboratori

Valore dei collaboratori – I Collaboratori di Publika S.r.l. sono un fattore indispensabile per il successo della società. Per questo motivo la società tutela e promuove il valore dei Collaboratori allo scopo di massimizzarne il grado di soddisfazione e accrescerne il patrimonio di competenze possedute. Pertanto, nella gestione dei rapporti che implicano l’instaurarsi di relazioni gerarchiche, Publika S.r.l. richiede che l’autorità sia esercitata con equità e correttezza, vietando ogni comportamento che possa in qualunque modo ledere la dignità personale e la professionalità del collaboratore.
Impegno al miglioramento – I Collaboratori si impegnano nei confronti di Publika S.r.l. a dare il meglio delle loro competenze professionali ed a migliorarle continuamente con gli strumenti offerti dall’azienda.
Riservatezza – I Collaboratori si impegnano a trattare ogni informazione ottenuta in relazione alla prestazione dell’attività lavorativa come riservata e, pertanto, a non divulgarla se non nei limiti dell’uso di tali informazioni per lo svolgimento dell’attività e nel rispetto del principio di trasparenza. La comunicazione all’esterno delle informazioni riservate è eseguita sotto il controllo delle funzioni preposte.
Assenza di conflitto di interessi – I Collaboratori assicurano che ogni decisione di business è presa nell’interesse della Società e devono, pertanto, evitare qualsiasi situazione di conflitto di interessi tra attività personali e mansioni ricoperte nella Società che possa intaccare la loro indipendenza di giudizio e di scelta.
Sicurezza, salvaguardia della salute e condizioni di lavoro – Publika S.r.l. considera che le persone motivate e professionalmente eccellenti costituiscono la leva strategica e fondamentale per competere e svilupparsi nel proprio business. A tale fine, la società promuove condizioni e ambienti di lavoro che tutelino l’integrità psicofisi-ca delle persone e favoriscano propositività, creatività, partecipazione attiva, capacità di lavorare in team ed assun-zione di responsabilità.
Publika S.r.l. crede profondamente nell’importanza di garantire un ambiente di lavoro nel quale ogni essere umano goda di condizioni di assoluta dignità e rispetto. Pertanto pone in essere tutte le misure necessarie affinché non sia mai attuata alcuna discriminazione o condizionamento.
La società garantisce l’integrità fisica e morale dei suoi collaboratori, condizioni di lavoro rispettose della dignità in-dividuale e ambienti di lavoro sicuri e salubri, nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione degli infortuni sul lavoro e protezione dei lavoratori.
Publika S.r.l. svolge la propria attività a condizioni tecniche, organizzative ed economiche tali da consentire che siano assicurati una adeguata prevenzione infortunistica ed un ambiente di lavoro salubre e sicuro.
La società si impegna a diffondere e consolidare tra tutti i propri collaboratori una cultura della sicurezza sul lavoro, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i collaboratori.
Sviluppo professionale – Publika S.r.l. si impegna a mettere a disposizione dei Collaboratori adeguati strumenti ed opportunità di crescita professionale.

2.3 Impegno per lo sviluppo sostenibile

Per Publika S.r.l. la tutela dell’ambiente è un valore fondamentale della collettività ed è compatibile con lo sviluppo aziendale. La società, pertanto, si impegna ad operare nel rispetto delle normative vigenti, applicando le tecnologie disponibili, a promuovere e programmare uno

SECONDA PARTE

3. Rapporti con le istituzioni e le aziende pubbliche

I rapporti con la Pubblica Amministrazione sono improntati alla massima legalità e correttezza. In particolare, Publika S.r.l. intrattiene le necessarie relazioni, nel rispetto dei ruoli e delle funzioni attribuite, in spirito di massima collaborazione con le Amministrazioni dello Stato, le Regioni e gli altri Enti Locali, in Italia o in altri Paesi.
Le relazioni con esponenti delle istituzioni pubbliche sono svolte nel rispetto della più rigorosa osservanza delle disposizioni di legge e delle norme interne e non possono in alcun modo compromettere l’integrità e la reputazione della Società.
Nessun Collaboratore deve promettere o versare somme, promettere o concedere beni in natura o altri benefici a pubblici fun-zionari a titolo personale, con la finalità di promuovere o favorire interessi di Publika S.r.l., anche a seguito di illecite pressioni; del pari nessun Collaboratore può eludere le suddette prescrizioni ricorrendo a forme diverse di aiuti o contribuzioni che, sotto veste di incarichi, consulenze, ecc. abbiano invece le stesse finalità sopra vietate.
L’offerta di omaggi, regali e altre forme di benefici deve avvenire secondo quanto previsto dalla prassi aziendale dei rapporti istituzionali/imprenditoriali e dalle normali consuetudini in occasione, ad esempio, delle principali festività. In via generale i regali offerti non devono essere rivolti ad ottenere dei trattamenti di favore per la Società che comportino la violazione di nor-me di legge o il configurarsi di situazioni in contrasto con le disposizioni contenute nel presente Codice Etico. La finalità degli omaggi deve essere quella di promuovere l’immagine e la reputazione di Publika S.r.l. e rientrare tra le normali pratiche istituzionali, commerciali o di cortesia: sono da ricomprendere, ad esempio, nella prassi aziendale relativa ai rapporti istituzio-nali/aziendali, tra l’altro, i donativi di tessere/biglietti per l’accesso agli eventi, di libri/cataloghi stampati e/o le spese di ospita-lità ovvero gli oggetti realizzati per eventi/occasioni/ricorrenze/festività.

4. Principi di condotta da osservare nei rapporti con le aziende private

Tenendo conto di quanto previsto dall’articolo 18 del D.Lgs. 231/2007, è possibile suddividere la sequenza degli adempimenti nelle seguenti fasi:

il professionista di riferimento dispone l’acquisizione dei dati raccolti ai fini della formazione del fascicolo della clien-tela ed effettua la valutazione del rischio;
il dipendente delegato verifica i documenti raccolti e segnala eventuali difformità o incompletezze al professionista;
il dipendente delegato istituisce l’apposito fascicolo intestato al cliente curando l’ordinata archiviazione dei docu-menti;
il dipendente delegato aggiorna il fascicolo della clientela con le informazioni raccolte dal professionista in attuazio-ne del controllo costante;
all’atto dell’emissione delle parcelle il professionista di riferimento e il collaboratore verificano la congruità della de-scrizione delle prestazioni fatturate con l’istruttoria e la documentazione antiriciclaggio;
il professionista di riferimento comunica al dipendente delegato la conclusione dell’incarico professionale per le an-notazioni del caso.

5. Principi di condotta da osservare nei rapporti con i partners

La complessità del business richiede sempre più la partecipazione ad iniziative congiuntamente ad altri soggetti. Questo si at-tua sia mediante la costituzione di joint ventures insieme a uno o più partner. Nello sviluppo di queste iniziative tutti i Col-laboratori di Publika S.r.l. devono attenersi al rispetto dei principi contenuti in questo Codice Etico. In particolare devono:

instaurare rapporti sono con partner o altri soci che godano di una reputazione rispettabile, che siano impegnati solo in attività lecite e che si ispirino a principi etici comparabili a quelli di Publika S.r.l.;
accertarsi che la joint venture o la società partecipata operi in linea con il Codice Etico;
assicurare la trasparenza degli accordi ed evitare la sottoscrizione di patti o accorti segreti contrari alla legge;
mantenere con i partner rapporti franchi, aperti e collaborativi;
segnalare tempestivamente all’Amministratore qualsiasi comportamento da parte della joint venture, di un partner o di un socio che appaia contrario ai principi del Codice Etico.

6. Principi di condotta da osservare nei rapporti con i fornitori

I fornitori hanno un ruolo fondamentale nel migliorare la competitività complessiva di Publika S.r.l.. Vengono perciò selezionati i fornitori che possiedono le migliori caratteristiche in termini di qualità, innovazione, costo, servizio, continuità. Ai Collaboratori di Publika S.r.l. viene richiesto di selezionare i fornitori secondo le procedure aziendali e tenendo conto dei principi del Codice Etico; essi sono incoraggiati a creare e mantenere trasparenti e collaborative relazioni con i fornitori, nonché ad agire sempre nel migliore interesse della Società.
In particolare i Collaboratori, soprattutto quelli addetti a tali processi, devono:

osservare le procedure interne per la selezione e gestione dei rapporti con i fornitori;
operare nell’ambito delle leggi e normative vigenti;
verificare e monitorare il possesso dei necessari requisiti di attendibilità commerciale e professionale dei Fornitori (anche mediante richiesta di apposite dichiarazioni del Fornitore di non avere procedimenti penali per reati di cui al D.Lgs231/2001 a carico);
applicare le condizioni contrattualmente previste;
mantenere un dialogo franco ed aperto con i fornitori, in linea con le migliori consuetudini commerciali;
richiedere ai fornitori di attenersi ai principi del presente Codice Etico con l’impegno a osservarli nell’ambito dei rap-porti con Publika S.r.l. e a non porre in essere alcun comportamento che induca in qualsiasi modo la società o i collaboratori a violare tali principi;
segnalare tempestivamente all’Amministratore qualsiasi comportamento di un fornitore che appaia contrario ai prin-cipi del Codice Etico.

Tutti i fornitori coinvolti direttamente nell’erogazione di servizi ai clienti di Publika S.r.l. saranno tenuti a rispettare i prin-cipi del Codice etico nei rapporti con la società: al fine di garantire la conoscenza e l’informazione dei suddetti principi, la socie-tà inserisce nei contratti, se stipulati in forma scritta con i suddetti fornitori, apposite clausole di osservanza dei dettami del Codice Etico. In particolare tali clausole prevedono:

specifica indicazione di presa visione e osservanza da parte di terzi dei principi e delle norme comportamentali previ-ste all’interno del Codice Etico;
l’attribuzione a Publika S.r.l. il diritto di risolvere il contratto e/o di sospendere il fornitore dal relativo albo ovvero di escluderlo dalle procedure di comparazione in essere in caso di violazione di una delle norme previste all’interno del Codice Etico.

7. Principi di condotta da osservare nei rapporti con altri interlocutori

7.1 Rapporti con partiti politici, organizzazioni sindacali ed enti/associazioni

Publika S.r.l. si astiene da qualsiasi forma di pressione indebita, diretta o indiretta, su esponenti politici o sindacali, an-che realizzata attraverso i propri Collaboratori o consulenti ad altro titolo. I Collaboratori non possono svolgere attività politica durante l’orario di lavoro o utilizzare beni o attrezzature della società a tale scopo; dovranno, inoltre, chiarire che le eventuali opinioni politiche da loro espresse a terzi sono strettamente personali, non rappresentando, pertanto, l’opinione e l’orientamento della società.
Nei rapporti con altre associazioni portatrici di interessi (es. associazioni di categoria, organizzazioni territoriali, ambientaliste, ecc.) nessun Collaboratore deve promettere o versare somme, promettere o concedere o ricevere beni in natura o altri benefici a titolo personale per promuovere o favorire interessi della società.
Publika S.r.l. può aderire, nell’ambito di autonoma valutazione, alle richieste di contributi limitatamente a proposte pro-venienti da istituzioni, enti e/o associazioni non profit, oppure che siano di notevole valore istituzionale, culturale o benefico.
In ogni caso, nella scelta delle proposte cui aderire, la società presta particolare attenzione alle eventuali situazioni di possibile conflitto di interessi.

7.2 Rapporti con la collettività

Publika S.r.l. è consapevole dell’impatto economico, sociale e territoriale generato dalla propria attività. Al fine di mas-simizzare gli effetti positivi per la collettività derivanti dalla gestione del proprio patrimonio immobiliare, il management deve operare con l’obiettivo di migliorare la qualità ambientale, la vivibilità e l’estetica dei luoghi in cui opera.
Publika S.r.l. può fornire contributi e sponsorizzazioni per sostenere iniziative proposte da istituzioni, enti pubblici e pri-vati, da associazioni senza fini di lucro regolarmente costituite ai sensi di legge e che promuovano i principi etici della società. Le sponsorizzazioni ed i contributi possono riguardare eventi ed iniziative a carattere istituzionale, sociale, politico culturale, sportivo ed artistico e possono essere finalizzate anche alla realizzazione di studi, ricerche, convegni e seminari, aventi ad ogget-to tematiche di interesse generale o specifico per la società. Nel selezionare le iniziative da sostenere Publika S.r.l. opera autonome valutazioni nel rispetto del principio della legalità.

7.3 Rapporti con i mass media e i social media

Publika S.r.l. riconosce ai media un ruolo fondamentale nel processo di trasferimento delle informazioni.
Per tale ragione essa gestisce i rapporti con i suoi interlocutori ispirandosi al principio di trasparenza e impegnandosi a infor-mare costantemente tutti gli attori coinvolti, direttamente o indirettamente, nelle proprie attività.
I Collaboratori devono astenersi, inoltre, dal diffondere notizie false o fuorvianti, che possano trarre in inganno la comunità esterna.
Publika S.r.l., consapevole che l’utilizzo dei social media (o social network) è diventato un importante strumento di co-municazione e può costituire un fattore di sviluppo del business, auspica l’ottimizzazione delle opportunità derivanti da queste nuove piattaforme tecnologiche, ma impegna tutte le sue persone, a qualsiasi livello, a minimizzare i rischi potenziali che pos-sono derivare da un utilizzo improprio, incauto o inconsapevole delle stesse.
Per questo motivo, Publika S.r.l. riconosce ai propri Collaboratori la facoltà di utilizzare i social media, ma, per parte sua, si riserva la facoltà di ritenere i propri Collaboratori responsabili degli eventuali danni economici o reputazionali derivanti da un uso dei social media, sia all’interno che al di fuori dell’orario di lavoro, improprio, contrario al Codice Etico o alle regole aziendali. Ai Collaboratori, fatti salvi i casi di attività condotte per il ruolo aziendale assegnato ovvero di specifica autorizzazione della struttura aziendale competente, non è consentito:
 discutere di argomenti che riguardano informazioni riservate dell’azienda;
 pubblicare o diffondere documenti, foto, video, immagini ed ogni altro materiale di proprietà dell’Azienda o riferibile all’attività aziendale.

8. Politiche di gestione dei collaboratori

Publika S.r.l. favorisce e presta attenzione alla crescita professionale e personale dei propri collaboratori.
Conformemente ai principi etici che informano la sua attività, la società tutela l’integrità fisica e morale dei suoi dipendenti, garantendo agli stessi condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona.
Nell’ambito del rapporto di lavoro, i rapporti tra i dipendenti, a tutti i livelli di responsabilità nell’organizzazione aziendale, sa-ranno improntati a reciproca correttezza, rispetto ed educazione. In armonia con la dignità dei dipendenti, i superiori impronte-ranno i rapporti con i dipendenti stessi alla massima correttezza e rispetto.
Publika S.r.l. non ammette che sul luogo di lavoro siano tenuti comportamenti offensivi dell’altrui dignità in generale e, specialmente, se motivati da ragioni di razza, etnia, preferenze sessuali, età, fede religiosa, ceto sociale, opinioni politiche, stato di salute, o da qualunque altro motivo di natura discriminatoria.
Publika S.r.l. esige che nelle relazioni di lavoro interne ed esterne non venga dato luogo a molestie, intendendo come tali:

la creazione di un ambiente di lavoro intimidatorio, ostile o di isolamento nei confronti di singoli o gruppi di lavora-tori;
l’ingiustificata interferenza con l’esecuzione di prestazioni lavorative altrui;
l’ostacolo a prospettive di lavoro individuali altrui per meri motivi di competitività personale.

Publika S.r.l. non ammette e non tollera le molestie sessuali, intendendo come tali:

la subordinazione di determinazioni di rilevanza per la vita lavorativa del destinatario all’accettazione di favori sessuali;
le proposte di relazioni interpersonali private, condotte nonostante un espresso o ragionevolmente evidente non gradimento, che abbiano la capacità, in relazione alla specificità della situazione, di turbare la serenità del destinata-rio con obiettive implicazioni sulla sua espressione lavorativa.

La società non tollera che sul luogo di lavoro siano tenuti comportamenti violenti, minacciosi, di prevaricazione psicologica o lesivi dell’altrui sfera fisica e morale.
Essa predispone un ambiente lavorativo ricettivo, stimolando la proposizione dei contributi professionali dei singoli e si ado-pera per coinvolgere le persone nella condivisione degli obiettivi e nell’assunzione di responsabilità coerenti con i ruoli ricoperti.
Le politiche di selezione, di retribuzione e di formazione dei dipendenti sono ispirate a criteri di professionalità, di competenza e di merito, rifiutando ogni tipo di discriminazione o pressioni di qualsivoglia provenienza volte a favorire l’assunzione o l’affidamento di incarichi a vantaggio di persone o soggetti al di fuori di proprie libere scelte.
Sulla base dello stesso principio, Publika S.r.l. si attende che il management, i dipendenti e i collaboratori agiscano con imparzialità, evitando qualsiasi disparità di trattamento, e che si adoperino al mantenimento di un clima interno rispettoso delle dignità e della personalità individuale.
Le assunzioni avvengono nel pieno rispetto di tutte le norme legali e contrattuali e delle procedure interne, favorendo l’inserimento del lavoratore nell’ambiente di lavoro.
Ogni Collaboratore è responsabile della protezione delle risorse a lui affidate ed ha il dovere di informare tempestivamente le strutture preposte di eventuali minacce o eventi dannosi per la società. In particolare il Collaboratore deve:

operare con diligenza per tutelare i beni aziendali attraverso comportamenti responsabili;
evitare utilizzi impropri dei beni aziendali che possono essere causa di danno o pericolo per la società;
non inviare messaggi di posta elettronica minatori o ingiuriosi, non ricorrere a linguaggio di basso livello, non espri-mere commenti inappropriati o indesiderabili rispetto ad un normale contegno, che possano recare offesa alla persona e/o danno all’immagine di Publika S.r.l.;
evitare lo spamming o “catene di sant’Antonio” che possano generare un traffico di dati/informazioni/processi all’interno della rete telematica aziendale tale da ridurre sensibilmente l’efficienza della rete con impatti negativi sulla produttività;
non navigare su siti Internet con contenuti indecorosi e offensivi;
adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza aziendali, al fine di non compromettere le fun-zionalità e la protezione del sistema informativo;
evitare di caricare sui sistemi aziendali del software non autorizzato e non fare mai copie non autorizzate di pro-grammi su licenza per uso personale, aziendale o per terzi.

9. Trasparenza della contabilità, politiche di controllo di gestione e adempimenti fiscali

Publika S.r.l. rileva sistematicamente gli accadimenti derivanti dalla propria gestione, conservando traccia di ogni opera-zione intrapresa, al fine di consentire la sua registrazione contabile, la ricostruzione delle motivazioni e l’individuazione delle responsabilità.
La società è consapevole dell’importanza della trasparenza, accuratezza e completezza delle informazioni contabili e si adopera per disporre di un sistema amministrativo-contabile affidabile nel rappresentare correttamente i fatti di gestione e nel fornire gli strumenti per identificare, prevenire e gestire, nel limite del possibile, frodi a proprio danno. Le rilevazioni contabili ed i do-cumenti che da essa derivano devono essere basati su informazioni precise, esaurienti e verificabili, devono riflettere la natura dell’operazione cui fanno riferimento nel rispetto dei vincoli esterni (norme di legge, principi contabili), nonché delle politiche, dei piani, dei regolamenti e delle procedure interne; inoltre, devono essere corredati dalla relativa documentazione di supporto necessaria a consentire analisi e verifiche obiettive. Le rilevazioni contabili devono consentire di produrre situazioni economi-che, patrimoniali e finanziarie accurate e tempestive destinate sia all’interno (per es.: report per la pianificazione ed il controllo, report di analisi di fatti specifici richiesti dal management, etc.) sia all’esterno della Società (bilanci, documenti, informativi, etc.). Tutti i collaboratori sono tenuti ad operare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestiva-mente, in modo che il sistema amministrativo contabile possa conseguire tutte le finalità sopra descritte; al tal fine i Collabora-tori, in base ai ruoli e competenze ricoperte, devono:

identificare, rilevare e rappresentare in modo veritiero e corretto tutti i fatti di gestione nel pieno rispetto della disci-plina civilistica e della normativa fiscale, aggiornando e conservando i relativi documenti;
provvedere all’elaborazione delle situazioni e dei documenti contabili richiesti dagli Organi di controllo;
tenere un comportamento corretto, trasparente e collaborativo con le Autorità fiscali, nel rispetto delle norme di leg-ge e delle procedure aziendali in tutte le attività finalizzate alla predisposizione, sottoscrizione e trasmissione delle di-chiarazioni contabili e fiscali, anche avvalendosi di consulenti esterni di comprovata competenza e professionalità, al fine di garantire il corretto e puntuale versamento delle imposte dovute;
osservare con la massima diligenza e rigore tutte le disposizioni legislativamente previste in materia fiscale e garantire la veridicità e la completezza dei dati esposti in tutte le dichiarazioni di natura contabile/fiscale;
garantire la trasparenza nei rapporti con i fornitori, i consulenti e i clienti nonché l’effettività delle vendi-te/forniture/prestazioni rispetto alle fatture emesse e ricevute;
garantire la corretta tenuta e archiviazione delle scritture contabili e dei documenti di cui è obbligatoria la conserva-zione, al fine di garantire una corretta ricostruzione dei redditi e del volume di affari;
ottemperare, nel rispetto delle scadenze previste, gli adempimenti fiscali e tributari, nonché ai provvedimenti di ri-scossione emanati dalle Autorità competenti.

Gli organi di controllo societario devono avere libero accesso ai dati, ai documenti ed alle informazioni necessarie per svolgere le loro attività

10. Ambiente e salute e sicurezza sul lavoro

Publika S.r.l. gestisce le sue attività perseguendo l’eccellenza nel campo della tutela dell’ambiente e della salute e sicurezza sul lavoro, ponendosi come obiettivo il miglioramento continuo delle proprie prestazioni in materia. A tale fine la società:

si impegna a rispettare le disposizioni vigenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro e ambiente;
elabora e comunica le linee guida di attuazione della tutela dell’ambiente e della sicurezza che devono essere seguite;
promuove la partecipazione dei dipendenti al processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia dell’ambiente e di tutela della salute e della sicurezza nei confronti di sé stessi, dei colleghi e dei terzi.

Per dare attuazione alla politica ambientale e della sicurezza, Publika S.r.l. si pone come obiettivo di:

adottare sistemi di gestione ambientale e di gestione della salute e sicurezza sul lavoro in linea con le previsioni nor-mative vigenti;
curare la formazione continua e la sensibilizzazione del proprio management e di tutto il personale sulle tematiche ambientali e di sicurezza;
chiedere ai propri Collaboratori ed ai terzi, che si trovino all’interno dei luoghi di lavoro della società, di evitare di sottoporre gli altri al disagio provocato dal fumo passivo, in linea con le disposizioni di legge e con le indicazioni dell’Organizzazione Mondiale della Sanità.

11. Antiriciclaggio – contrasto al finanziamento al terrorismo

Publika S.r.l. esercita la propria attività nel pieno rispetto, formale e sostanziale, della vigente normativa antiriciclaggio e delle disposizioni emanate dalle competenti Autorità, a tal fine impegnandosi a rifiutare di porre in essere qualsivoglia opera-zione che possa presentare sospetti di riciclaggio/finanziamento al terrorismo.
La società pone il divieto assoluto a tutti i suoi Collaboratori di porre in essere operazioni che possano comportare fattispecie di finanziamento al terrorismo e di riciclaggio/reimpiego/autoriciclaggio di proventi da attività criminali o illecite, in qualsiasi forma o modo.
I Collaboratori sono tenuti:

a verificare in via preventiva le informazioni disponibili sulle controparti commerciali, fornitori, partner e consulenti, al fine di appurare la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività prima di instaurare con questi rapporti d’affari;
a operare in maniera tale da evitare qualsiasi implicazione in operazioni idonee, anche potenzialmente, a favorire il rici-claggio di denaro proveniente da attività illecite o criminali ovvero il finanziamento al terrorismo, agendo nel pieno ri-spetto della normativa vigente;
a osservare le disposizioni del D.Lgs.231/2007 e le limitazioni sull’uso del contante ai sensi del D.Lgs.231/2007, rispet-tando anche le norme interne all’uopo definite.

TERZA PARTE

12. Attuazione del codice etico

a) Comunicazione e formazione

Il Codice Etico è portato a conoscenza degli stakeholder interni ed esterni mediante apposite attività di comunicazione e/o pubblicazione attraverso i vari strumenti a disposizione della società.

b) Segnalazioni/azioni degli stakeholder

Tutti gli stakeholder di Publika S.r.l. possono segnalare, per iscritto o per via telematica e in forma non anonima, ogni violazione o sospetto di violazione del Codice Etico all’Amministratore (in forma scritta tramite l’invio di lettera indirizzata alla sede legale della società ovvero tramite posta elettronica all’indirizzo info@pec.publika.it).
È assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e quelli legati all’attività di approfondi-mento della segnalazione.

c) Violazioni del Codice Etico

L’osservanza delle norme contenute nel presente Codice Etico deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali previste per i dipendenti di Publika S.r.l., ai sensi dell’articolo 2104 del Codice civile, nonché per i collaboratori della società con riferimento al rapporto contrattuale in essere.
Publika S.r.l. si impegna a prevedere e irrogare, con coerenza, equità, imparzialità e uniformità, sanzioni proporzionate alle rispettive violazioni del Codice Etico e conformi alle vigenti disposizioni in materia di regolamentazione dei rapporti di lavo-ro.
In particolare, in caso di violazioni del Codice Etico compiute dai dipendenti, i relativi provvedimenti saranno adottati e le relative sanzioni saranno irrogate nel pieno rispetto dell’art. 7, della Legge n. 300 del 20 maggio 1970, della normativa vigente e di quanto stabilito dalla contrattazione collettiva in vigore.

Codice etico Publika Servizi srl

1. Premessa

1.1 Obiettivi del Codice Etico

La missione di PUBLIKA SERVIZI S.R.L. (di seguito anche la Società) è quella di fornire ai propri clienti servizi di elevata quali-tà, operando, nell’ambito delle strategie delineate e in partnership con i propri fornitori, per lo sviluppo del business e l’impegno delle tecnologie più efficienti e compatibili con l’ambiente e la sicurezza.
Attraverso queste attività la società intende:

creare valore per i propri soci e sviluppare l’azienda a lungo termine;
contribuire al benessere ed alla crescita professionale dei dipendenti e collaboratori;
trasferire elementi di innovazione e di progresso economico e civile alla Comunità, nel pieno rispetto dei valori primari dell’azienda cioè l’etica e la legalità.

L’integrità morale è un dovere costante di tutti coloro che lavorano per Publika Servizi S.r.l. e caratterizza i compor-tamenti di tutta la sua organizzazione.
A tale fine il presente Codice Etico (o di Condotta) è stato elaborato, in linea con il modello organizzativo ex D.Lgs. 231/2001, per assicurare che i valori etici fondamentali di Publika Servizi S.r.l. siano chiaramente definiti e costituiscano l’elemento base della cultura aziendale, nonché lo standard di comporta-mento di tutti i Destinatari nella conduzione degli affari e delle loro attività.

1.2 Struttura del Codice Etico e ambito di applicazione

Il Codice Etico trova applicazione per tutte le attività della società ed è vincolante per i comportamenti dei Destinatari (di se-guito Collaboratori) e più precisamente degli amministratori, dei dipendenti, dei collaboratori interni e dei rappresentan-ti/procuratori.
Publika Servizi S.r.l. si impegna a richiedere che i principi del Codice Etico siano osservati anche da tutti coloro (partner, forni-tori, clienti, collaboratori esterni, consulenti) con i quali essa entra in contratto in relazione al perseguimento dei propri obiettivi.
In particolare, la società – consapevole dell’influenza, anche indiretta, che le proprie attività possono avere sulle condizioni, sullo sviluppo economico e sociale e sul benessere generale della collettività – intende orientare la sua azione ed i suoi investimenti nel rispetto del contesto in cui si trova.

PRIMA PARTE

2. Principi etici

2.1 Etica nella conduzione degli affari e delle attività aziendali

Legalità – Tutti i Collaboratori sono tenuti al rispetto delle leggi e normative vigenti nei paesi in cui operano, del Codice Etico e delle norme interne aziendali, applicandole con rettitudine ed equità.
Integrità – Nei rapporti con i terzi, Publika Servizi S.r.l. si impegna ad agire in modo corretto e trasparente evitando informazioni ingannevoli e comportamenti tali da trarre indebito vantaggio da altrui posizioni di debolezza o di non conoscenza. La società, nella ricerca della massimizzazione dei propri risultati economici e finanziari, è impegnata a stabilire corrette relazioni commerciali con i terzi e con i fornitori, rapporti duraturi con clienti e adeguati riconosci-menti del contributo dei propri Collaboratori.
Lealtà – I rapporti con l’esterno, le relazioni con i propri Collaboratori, e quelle tra questi ultimi devono essere improntati alla massima lealtà, che consiste nella fedeltà alla parola data ed ai patti, nell’agire con senso di responsabilità, nella valorizzazione e salvaguardia del patrimonio aziendale e nell’applicazione di un’attitudine di completa buona fede in ogni attività o decisione.
Onestà e correttezza – Nello svolgimento delle attività e nelle relazioni di qualunque tipo e natura, i Collaboratori di Publika Servizi S.r.l. sono tenuti a rispettare con la massima diligenza le leggi vigenti con una linea di condotta onesta. In nessun caso il presunto perseguimento dell’interesse o del vantaggio per la società può giustificare un operato non conforme alle leggi. Tutte le azioni della società devono essere effettuate garantendo correttezza, completezza, uniformità e tempestività d’informazione, secondo le linee dettate dalle leggi, dalle migliori prassi del mercato e nei limiti della tutela del know-how e dei beni dell’azienda.
Rispetto della dignità delle persone – Publika Servizi S.r.l. rispetta i diritti fondamentali delle persone tutelandone l’integrità morale e garantendo eguali opportunità. Nelle relazioni sia interne che esterne non sono ammessi comportamenti che abbiano un contenuto discriminatorio basato sulle opzioni politiche e sindacali, la religione, la razza, la nazionalità, l’età, il sesso, l’orientamento sessuale, lo stato di salute e in genere qualsiasi caratteristica intima della persona umana. La società si adopera affinché, nell’ambito delle proprie attività, i diritti previsti dalla “Dichiara-zione dei diritti dell’uomo” siano garantiti nei diversi luoghi in cui opera.
Trasparenza – Publika Servizi S.r.l. considera imprescindibili per la conduzione dei suoi affari e per la vita aziendale la veridicità, la completezza e l’accuratezza delle informazioni che sono fornite sia all’interno che all’esterno della Società.
Rapporti con gli organismi di controllo – I rapporti con gli organismi di controllo sono ispirati a principi di trasparenza, completezza, veridicità e correttezza dell’informazione.
Qualità dei servizi – Publika Servizi S.r.l. orienta la propria attività alla soddisfazione e alla tutela dei propri clienti oltre che all’apprezzamento della collettività in cui opera.
Libertà di mercato – Publika Servizi S.r.l. conforma la propria attività alla salvaguardia dei principi di corretta concorrenza e libertà di mercato.

2.2 Etica del lavoro e tutela e valorizzazione dei collaboratori

Valore dei collaboratori – I Collaboratori di Publika Servizi S.r.l. sono un fattore indispensabile per il successo della società. Per questo motivo la società tutela e promuove il valore dei Collaboratori allo scopo di massimizzarne il grado di soddisfazione e accrescerne il patrimonio di competenze possedute. Pertanto, nella gestione dei rapporti che implicano l’instaurarsi di relazioni gerarchiche, Publika Servizi S.r.l. richiede che l’autorità sia esercitata con equità e correttezza, vietando ogni comportamento che possa in qualunque modo ledere la dignità personale e la professionalità del collaboratore.
Impegno al miglioramento – I Collaboratori si impegnano nei confronti di Publika Servizi S.r.l. a dare il meglio delle loro competenze professionali ed a migliorarle continuamente con gli strumenti offerti dall’azienda.
Riservatezza – I Collaboratori si impegnano a trattare ogni informazione ottenuta in relazione alla prestazione dell’attività lavorativa come riservata e, pertanto, a non divulgarla se non nei limiti dell’uso di tali informazioni per lo svolgimento dell’attività e nel rispetto del principio di trasparenza. La comunicazione all’esterno delle informazioni riservate è eseguita sotto il controllo delle funzioni preposte.
Assenza di conflitto di interessi – I Collaboratori assicurano che ogni decisione di business è presa nell’interesse della Società e devono, pertanto, evitare qualsiasi situazione di conflitto di interessi tra attività personali e mansioni ricoperte nella Società che possa intaccare la loro indipendenza di giudizio e di scelta.
Sicurezza, salvaguardia della salute e condizioni di lavoro – Publika Servizi S.r.l. considera che le persone motivate e professionalmente eccellenti costituiscono la leva strategica e fondamentale per competere e svilupparsi nel proprio business. A tale fine, la società promuove condizioni e ambienti di lavoro che tutelino l’integrità psicofisi-ca delle persone e favoriscano propositività, creatività, partecipazione attiva, capacità di lavorare in team ed assun-zione di responsabilità.
Publika Servizi S.r.l. crede profondamente nell’importanza di garantire un ambiente di lavoro nel quale ogni essere umano goda di condizioni di assoluta dignità e rispetto. Pertanto pone in essere tutte le misure necessarie affinché non sia mai attuata alcuna discriminazione o condizionamento.
La società garantisce l’integrità fisica e morale dei suoi collaboratori, condizioni di lavoro rispettose della dignità in-dividuale e ambienti di lavoro sicuri e salubri, nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione degli infortuni sul lavoro e protezione dei lavoratori.
Publika Servizi S.r.l. svolge la propria attività a condizioni tecniche, organizzative ed economiche tali da consentire che siano assicurati una adeguata prevenzione infortunistica ed un ambiente di lavoro salubre e sicuro.
La società si impegna a diffondere e consolidare tra tutti i propri collaboratori una cultura della sicurezza sul lavoro, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i collaboratori.
Sviluppo professionale – Publika Servizi S.r.l. si impegna a mettere a disposizione dei Collaboratori adeguati strumenti ed opportunità di crescita professionale.

2.3 Impegno per lo sviluppo sostenibile

Per Publika Servizi S.r.l. la tutela dell’ambiente è un valore fondamentale della collettività ed è compatibile con lo sviluppo aziendale. La società, pertanto, si impegna ad operare nel rispetto delle normative vigenti, applicando le tecnologie disponibili, a promuovere e programmare uno

SECONDA PARTE

3. Rapporti con le istituzioni e le aziende pubbliche

I rapporti con la Pubblica Amministrazione sono improntati alla massima legalità e correttezza. In particolare, Publika Servizi S.r.l. intrattiene le necessarie relazioni, nel rispetto dei ruoli e delle funzioni attribuite, in spirito di massima collaborazione con le Amministrazioni dello Stato, le Regioni e gli altri Enti Locali, in Italia o in altri Paesi.
Le relazioni con esponenti delle istituzioni pubbliche sono svolte nel rispetto della più rigorosa osservanza delle disposizioni di legge e delle norme interne e non possono in alcun modo compromettere l’integrità e la reputazione della Società.
Nessun Collaboratore deve promettere o versare somme, promettere o concedere beni in natura o altri benefici a pubblici fun-zionari a titolo personale, con la finalità di promuovere o favorire interessi di Publika Servizi S.r.l., anche a seguito di illecite pressioni; del pari nessun Collaboratore può eludere le suddette prescrizioni ricorrendo a forme diverse di aiuti o contribuzioni che, sotto veste di incarichi, consulenze, ecc. abbiano invece le stesse finalità sopra vietate.
L’offerta di omaggi, regali e altre forme di benefici deve avvenire secondo quanto previsto dalla prassi aziendale dei rapporti istituzionali/imprenditoriali e dalle normali consuetudini in occasione, ad esempio, delle principali festività. In via generale i regali offerti non devono essere rivolti ad ottenere dei trattamenti di favore per la Società che comportino la violazione di nor-me di legge o il configurarsi di situazioni in contrasto con le disposizioni contenute nel presente Codice Etico. La finalità degli omaggi deve essere quella di promuovere l’immagine e la reputazione di Publika Servizi S.r.l. e rientrare tra le normali pratiche istituzionali, commerciali o di cortesia: sono da ricomprendere, ad esempio, nella prassi aziendale relativa ai rapporti istituzio-nali/aziendali, tra l’altro, i donativi di tessere/biglietti per l’accesso agli eventi, di libri/cataloghi stampati e/o le spese di ospita-lità ovvero gli oggetti realizzati per eventi/occasioni/ricorrenze/festività.

4. Principi di condotta da osservare nei rapporti con le aziende private

Tenendo conto di quanto previsto dall’articolo 18 del D.Lgs. 231/2007, è possibile suddividere la sequenza degli adempimenti nelle seguenti fasi:

il professionista di riferimento dispone l’acquisizione dei dati raccolti ai fini della formazione del fascicolo della clien-tela ed effettua la valutazione del rischio;
il dipendente delegato verifica i documenti raccolti e segnala eventuali difformità o incompletezze al professionista;
il dipendente delegato istituisce l’apposito fascicolo intestato al cliente curando l’ordinata archiviazione dei docu-menti;
il dipendente delegato aggiorna il fascicolo della clientela con le informazioni raccolte dal professionista in attuazio-ne del controllo costante;
all’atto dell’emissione delle parcelle il professionista di riferimento e il collaboratore verificano la congruità della de-scrizione delle prestazioni fatturate con l’istruttoria e la documentazione antiriciclaggio;
il professionista di riferimento comunica al dipendente delegato la conclusione dell’incarico professionale per le an-notazioni del caso.

5. Principi di condotta da osservare nei rapporti con i partners

La complessità del business richiede sempre più la partecipazione ad iniziative congiuntamente ad altri soggetti. Questo si at-tua sia mediante la costituzione di joint ventures insieme a uno o più partner. Nello sviluppo di queste iniziative tutti i Col-laboratori di Publika Servizi S.r.l. devono attenersi al rispetto dei principi contenuti in questo Codice Etico. In particolare devono:

instaurare rapporti sono con partner o altri soci che godano di una reputazione rispettabile, che siano impegnati solo in attività lecite e che si ispirino a principi etici comparabili a quelli di Publika Servizi S.r.l.;
accertarsi che la joint venture o la società partecipata operi in linea con il Codice Etico;
assicurare la trasparenza degli accordi ed evitare la sottoscrizione di patti o accorti segreti contrari alla legge;
mantenere con i partner rapporti franchi, aperti e collaborativi;
segnalare tempestivamente all’Amministratore qualsiasi comportamento da parte della joint venture, di un partner o di un socio che appaia contrario ai principi del Codice Etico.

6. Principi di condotta da osservare nei rapporti con i fornitori

I fornitori hanno un ruolo fondamentale nel migliorare la competitività complessiva di Publika Servizi S.r.l.. Vengono perciò selezionati i fornitori che possiedono le migliori caratteristiche in termini di qualità, innovazione, costo, servizio, continuità. Ai Collaboratori di Publika Servizi S.r.l. viene richiesto di selezionare i fornitori secondo le procedure aziendali e tenendo conto dei principi del Codice Etico; essi sono incoraggiati a creare e mantenere trasparenti e collaborative relazioni con i fornitori, nonché ad agire sempre nel migliore interesse della Società.
In particolare i Collaboratori, soprattutto quelli addetti a tali processi, devono:

osservare le procedure interne per la selezione e gestione dei rapporti con i fornitori;
operare nell’ambito delle leggi e normative vigenti;
verificare e monitorare il possesso dei necessari requisiti di attendibilità commerciale e professionale dei Fornitori (anche mediante richiesta di apposite dichiarazioni del Fornitore di non avere procedimenti penali per reati di cui al D.Lgs231/2001 a carico);
applicare le condizioni contrattualmente previste;
mantenere un dialogo franco ed aperto con i fornitori, in linea con le migliori consuetudini commerciali;
richiedere ai fornitori di attenersi ai principi del presente Codice Etico con l’impegno a osservarli nell’ambito dei rap-porti con Publika Servizi S.r.l. e a non porre in essere alcun comportamento che induca in qualsiasi modo la società o i collaboratori a violare tali principi;
segnalare tempestivamente all’Amministratore qualsiasi comportamento di un fornitore che appaia contrario ai prin-cipi del Codice Etico.

Tutti i fornitori coinvolti direttamente nell’erogazione di servizi ai clienti di Publika Servizi S.r.l. saranno tenuti a rispettare i prin-cipi del Codice etico nei rapporti con la società: al fine di garantire la conoscenza e l’informazione dei suddetti principi, la socie-tà inserisce nei contratti, se stipulati in forma scritta con i suddetti fornitori, apposite clausole di osservanza dei dettami del Codice Etico. In particolare tali clausole prevedono:

specifica indicazione di presa visione e osservanza da parte di terzi dei principi e delle norme comportamentali previ-ste all’interno del Codice Etico;
l’attribuzione a Publika Servizi S.r.l. il diritto di risolvere il contratto e/o di sospendere il fornitore dal relativo albo ovvero di escluderlo dalle procedure di comparazione in essere in caso di violazione di una delle norme previste all’interno del Codice Etico.

7. Principi di condotta da osservare nei rapporti con altri interlocutori

7.1 Rapporti con partiti politici, organizzazioni sindacali ed enti/associazioni

Publika Servizi S.r.l. si astiene da qualsiasi forma di pressione indebita, diretta o indiretta, su esponenti politici o sindacali, an-che realizzata attraverso i propri Collaboratori o consulenti ad altro titolo. I Collaboratori non possono svolgere attività politica durante l’orario di lavoro o utilizzare beni o attrezzature della società a tale scopo; dovranno, inoltre, chiarire che le eventuali opinioni politiche da loro espresse a terzi sono strettamente personali, non rappresentando, pertanto, l’opinione e l’orientamento della società.
Nei rapporti con altre associazioni portatrici di interessi (es. associazioni di categoria, organizzazioni territoriali, ambientaliste, ecc.) nessun Collaboratore deve promettere o versare somme, promettere o concedere o ricevere beni in natura o altri benefici a titolo personale per promuovere o favorire interessi della società.
Publika Servizi S.r.l. può aderire, nell’ambito di autonoma valutazione, alle richieste di contributi limitatamente a proposte pro-venienti da istituzioni, enti e/o associazioni non profit, oppure che siano di notevole valore istituzionale, culturale o benefico.
In ogni caso, nella scelta delle proposte cui aderire, la società presta particolare attenzione alle eventuali situazioni di possibile conflitto di interessi.

7.2 Rapporti con la collettività

Publika Servizi S.r.l. è consapevole dell’impatto economico, sociale e territoriale generato dalla propria attività. Al fine di mas-simizzare gli effetti positivi per la collettività derivanti dalla gestione del proprio patrimonio immobiliare, il management deve operare con l’obiettivo di migliorare la qualità ambientale, la vivibilità e l’estetica dei luoghi in cui opera.
Publika Servizi S.r.l. può fornire contributi e sponsorizzazioni per sostenere iniziative proposte da istituzioni, enti pubblici e pri-vati, da associazioni senza fini di lucro regolarmente costituite ai sensi di legge e che promuovano i principi etici della società. Le sponsorizzazioni ed i contributi possono riguardare eventi ed iniziative a carattere istituzionale, sociale, politico culturale, sportivo ed artistico e possono essere finalizzate anche alla realizzazione di studi, ricerche, convegni e seminari, aventi ad ogget-to tematiche di interesse generale o specifico per la società. Nel selezionare le iniziative da sostenere Publika Servizi S.r.l. opera autonome valutazioni nel rispetto del principio della legalità.

7.3 Rapporti con i mass media e i social media

Publika Servizi S.r.l. riconosce ai media un ruolo fondamentale nel processo di trasferimento delle informazioni.
Per tale ragione essa gestisce i rapporti con i suoi interlocutori ispirandosi al principio di trasparenza e impegnandosi a infor-mare costantemente tutti gli attori coinvolti, direttamente o indirettamente, nelle proprie attività.
I Collaboratori devono astenersi, inoltre, dal diffondere notizie false o fuorvianti, che possano trarre in inganno la comunità esterna.
Publika Servizi S.r.l., consapevole che l’utilizzo dei social media (o social network) è diventato un importante strumento di co-municazione e può costituire un fattore di sviluppo del business, auspica l’ottimizzazione delle opportunità derivanti da queste nuove piattaforme tecnologiche, ma impegna tutte le sue persone, a qualsiasi livello, a minimizzare i rischi potenziali che pos-sono derivare da un utilizzo improprio, incauto o inconsapevole delle stesse.
Per questo motivo, Publika Servizi S.r.l. riconosce ai propri Collaboratori la facoltà di utilizzare i social media, ma, per parte sua, si riserva la facoltà di ritenere i propri Collaboratori responsabili degli eventuali danni economici o reputazionali derivanti da un uso dei social media, sia all’interno che al di fuori dell’orario di lavoro, improprio, contrario al Codice Etico o alle regole aziendali. Ai Collaboratori, fatti salvi i casi di attività condotte per il ruolo aziendale assegnato ovvero di specifica autorizzazione della struttura aziendale competente, non è consentito:
 discutere di argomenti che riguardano informazioni riservate dell’azienda;
 pubblicare o diffondere documenti, foto, video, immagini ed ogni altro materiale di proprietà dell’Azienda o riferibile all’attività aziendale.

8. Politiche di gestione dei collaboratori

Publika Servizi S.r.l. favorisce e presta attenzione alla crescita professionale e personale dei propri collaboratori.
Conformemente ai principi etici che informano la sua attività, la società tutela l’integrità fisica e morale dei suoi dipendenti, garantendo agli stessi condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona.
Nell’ambito del rapporto di lavoro, i rapporti tra i dipendenti, a tutti i livelli di responsabilità nell’organizzazione aziendale, sa-ranno improntati a reciproca correttezza, rispetto ed educazione. In armonia con la dignità dei dipendenti, i superiori impronte-ranno i rapporti con i dipendenti stessi alla massima correttezza e rispetto.
Publika Servizi S.r.l. non ammette che sul luogo di lavoro siano tenuti comportamenti offensivi dell’altrui dignità in generale e, specialmente, se motivati da ragioni di razza, etnia, preferenze sessuali, età, fede religiosa, ceto sociale, opinioni politiche, stato di salute, o da qualunque altro motivo di natura discriminatoria.
Publika Servizi S.r.l. esige che nelle relazioni di lavoro interne ed esterne non venga dato luogo a molestie, intendendo come tali:

la creazione di un ambiente di lavoro intimidatorio, ostile o di isolamento nei confronti di singoli o gruppi di lavora-tori;
l’ingiustificata interferenza con l’esecuzione di prestazioni lavorative altrui;
l’ostacolo a prospettive di lavoro individuali altrui per meri motivi di competitività personale.

Publika Servizi S.r.l. non ammette e non tollera le molestie sessuali, intendendo come tali:

la subordinazione di determinazioni di rilevanza per la vita lavorativa del destinatario all’accettazione di favori sessuali;
le proposte di relazioni interpersonali private, condotte nonostante un espresso o ragionevolmente evidente non gradimento, che abbiano la capacità, in relazione alla specificità della situazione, di turbare la serenità del destinata-rio con obiettive implicazioni sulla sua espressione lavorativa.

La società non tollera che sul luogo di lavoro siano tenuti comportamenti violenti, minacciosi, di prevaricazione psicologica o lesivi dell’altrui sfera fisica e morale.
Essa predispone un ambiente lavorativo ricettivo, stimolando la proposizione dei contributi professionali dei singoli e si ado-pera per coinvolgere le persone nella condivisione degli obiettivi e nell’assunzione di responsabilità coerenti con i ruoli ricoperti.
Le politiche di selezione, di retribuzione e di formazione dei dipendenti sono ispirate a criteri di professionalità, di competenza e di merito, rifiutando ogni tipo di discriminazione o pressioni di qualsivoglia provenienza volte a favorire l’assunzione o l’affidamento di incarichi a vantaggio di persone o soggetti al di fuori di proprie libere scelte.
Sulla base dello stesso principio, Publika Servizi S.r.l. si attende che il management, i dipendenti e i collaboratori agiscano con imparzialità, evitando qualsiasi disparità di trattamento, e che si adoperino al mantenimento di un clima interno rispettoso delle dignità e della personalità individuale.
Le assunzioni avvengono nel pieno rispetto di tutte le norme legali e contrattuali e delle procedure interne, favorendo l’inserimento del lavoratore nell’ambiente di lavoro.
Ogni Collaboratore è responsabile della protezione delle risorse a lui affidate ed ha il dovere di informare tempestivamente le strutture preposte di eventuali minacce o eventi dannosi per la società. In particolare il Collaboratore deve:

operare con diligenza per tutelare i beni aziendali attraverso comportamenti responsabili;
evitare utilizzi impropri dei beni aziendali che possono essere causa di danno o pericolo per la società;
non inviare messaggi di posta elettronica minatori o ingiuriosi, non ricorrere a linguaggio di basso livello, non espri-mere commenti inappropriati o indesiderabili rispetto ad un normale contegno, che possano recare offesa alla persona e/o danno all’immagine di Publika Servizi S.r.l.;
evitare lo spamming o “catene di sant’Antonio” che possano generare un traffico di dati/informazioni/processi all’interno della rete telematica aziendale tale da ridurre sensibilmente l’efficienza della rete con impatti negativi sulla produttività;
non navigare su siti Internet con contenuti indecorosi e offensivi;
adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza aziendali, al fine di non compromettere le fun-zionalità e la protezione del sistema informativo;
evitare di caricare sui sistemi aziendali del software non autorizzato e non fare mai copie non autorizzate di pro-grammi su licenza per uso personale, aziendale o per terzi.

9. Trasparenza della contabilità, politiche di controllo di gestione e adempimenti fiscali

Publika Servizi S.r.l. rileva sistematicamente gli accadimenti derivanti dalla propria gestione, conservando traccia di ogni opera-zione intrapresa, al fine di consentire la sua registrazione contabile, la ricostruzione delle motivazioni e l’individuazione delle responsabilità.
La società è consapevole dell’importanza della trasparenza, accuratezza e completezza delle informazioni contabili e si adopera per disporre di un sistema amministrativo-contabile affidabile nel rappresentare correttamente i fatti di gestione e nel fornire gli strumenti per identificare, prevenire e gestire, nel limite del possibile, frodi a proprio danno. Le rilevazioni contabili ed i do-cumenti che da essa derivano devono essere basati su informazioni precise, esaurienti e verificabili, devono riflettere la natura dell’operazione cui fanno riferimento nel rispetto dei vincoli esterni (norme di legge, principi contabili), nonché delle politiche, dei piani, dei regolamenti e delle procedure interne; inoltre, devono essere corredati dalla relativa documentazione di supporto necessaria a consentire analisi e verifiche obiettive. Le rilevazioni contabili devono consentire di produrre situazioni economi-che, patrimoniali e finanziarie accurate e tempestive destinate sia all’interno (per es.: report per la pianificazione ed il controllo, report di analisi di fatti specifici richiesti dal management, etc.) sia all’esterno della Società (bilanci, documenti, informativi, etc.). Tutti i collaboratori sono tenuti ad operare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestiva-mente, in modo che il sistema amministrativo contabile possa conseguire tutte le finalità sopra descritte; al tal fine i Collabora-tori, in base ai ruoli e competenze ricoperte, devono:

identificare, rilevare e rappresentare in modo veritiero e corretto tutti i fatti di gestione nel pieno rispetto della disci-plina civilistica e della normativa fiscale, aggiornando e conservando i relativi documenti;
provvedere all’elaborazione delle situazioni e dei documenti contabili richiesti dagli Organi di controllo;
tenere un comportamento corretto, trasparente e collaborativo con le Autorità fiscali, nel rispetto delle norme di leg-ge e delle procedure aziendali in tutte le attività finalizzate alla predisposizione, sottoscrizione e trasmissione delle di-chiarazioni contabili e fiscali, anche avvalendosi di consulenti esterni di comprovata competenza e professionalità, al fine di garantire il corretto e puntuale versamento delle imposte dovute;
osservare con la massima diligenza e rigore tutte le disposizioni legislativamente previste in materia fiscale e garantire la veridicità e la completezza dei dati esposti in tutte le dichiarazioni di natura contabile/fiscale;
garantire la trasparenza nei rapporti con i fornitori, i consulenti e i clienti nonché l’effettività delle vendi-te/forniture/prestazioni rispetto alle fatture emesse e ricevute;
garantire la corretta tenuta e archiviazione delle scritture contabili e dei documenti di cui è obbligatoria la conserva-zione, al fine di garantire una corretta ricostruzione dei redditi e del volume di affari;
ottemperare, nel rispetto delle scadenze previste, gli adempimenti fiscali e tributari, nonché ai provvedimenti di ri-scossione emanati dalle Autorità competenti.

Gli organi di controllo societario devono avere libero accesso ai dati, ai documenti ed alle informazioni necessarie per svolgere le loro attività

10. Ambiente e salute e sicurezza sul lavoro

Publika Servizi S.r.l. gestisce le sue attività perseguendo l’eccellenza nel campo della tutela dell’ambiente e della salute e sicurezza sul lavoro, ponendosi come obiettivo il miglioramento continuo delle proprie prestazioni in materia. A tale fine la società:

si impegna a rispettare le disposizioni vigenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro e ambiente;
elabora e comunica le linee guida di attuazione della tutela dell’ambiente e della sicurezza che devono essere seguite;
promuove la partecipazione dei dipendenti al processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia dell’ambiente e di tutela della salute e della sicurezza nei confronti di sé stessi, dei colleghi e dei terzi.

Per dare attuazione alla politica ambientale e della sicurezza, Publika Servizi S.r.l. si pone come obiettivo di:

adottare sistemi di gestione ambientale e di gestione della salute e sicurezza sul lavoro in linea con le previsioni nor-mative vigenti;
curare la formazione continua e la sensibilizzazione del proprio management e di tutto il personale sulle tematiche ambientali e di sicurezza;
chiedere ai propri Collaboratori ed ai terzi, che si trovino all’interno dei luoghi di lavoro della società, di evitare di sottoporre gli altri al disagio provocato dal fumo passivo, in linea con le disposizioni di legge e con le indicazioni dell’Organizzazione Mondiale della Sanità.

11. Antiriciclaggio – contrasto al finanziamento al terrorismo

Publika Servizi S.r.l. esercita la propria attività nel pieno rispetto, formale e sostanziale, della vigente normativa antiriciclaggio e delle disposizioni emanate dalle competenti Autorità, a tal fine impegnandosi a rifiutare di porre in essere qualsivoglia opera-zione che possa presentare sospetti di riciclaggio/finanziamento al terrorismo.
La società pone il divieto assoluto a tutti i suoi Collaboratori di porre in essere operazioni che possano comportare fattispecie di finanziamento al terrorismo e di riciclaggio/reimpiego/autoriciclaggio di proventi da attività criminali o illecite, in qualsiasi forma o modo.
I Collaboratori sono tenuti:

a verificare in via preventiva le informazioni disponibili sulle controparti commerciali, fornitori, partner e consulenti, al fine di appurare la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività prima di instaurare con questi rapporti d’affari;
a operare in maniera tale da evitare qualsiasi implicazione in operazioni idonee, anche potenzialmente, a favorire il rici-claggio di denaro proveniente da attività illecite o criminali ovvero il finanziamento al terrorismo, agendo nel pieno ri-spetto della normativa vigente;
a osservare le disposizioni del D.Lgs.231/2007 e le limitazioni sull’uso del contante ai sensi del D.Lgs.231/2007, rispet-tando anche le norme interne all’uopo definite.

TERZA PARTE

12. Attuazione del codice etico

a) Comunicazione e formazione

Il Codice Etico è portato a conoscenza degli stakeholder interni ed esterni mediante apposite attività di comunicazione e/o pubblicazione attraverso i vari strumenti a disposizione della società.

b) Segnalazioni/azioni degli stakeholder

Tutti gli stakeholder di Publika Servizi S.r.l. possono segnalare, per iscritto o per via telematica e in forma non anonima, ogni violazione o sospetto di violazione del Codice Etico all’Amministratore (in forma scritta tramite l’invio di lettera indirizzata alla sede legale della società ovvero tramite posta elettronica all’indirizzo info@pec.publikaservizi.it).
È assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e quelli legati all’attività di approfondi-mento della segnalazione.

c) Violazioni del Codice Etico

L’osservanza delle norme contenute nel presente Codice Etico deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali previste per i dipendenti di Publika Servizi S.r.l., ai sensi dell’articolo 2104 del Codice civile, nonché per i collaboratori della società con riferimento al rapporto contrattuale in essere.
Publika Servizi S.r.l. si impegna a prevedere e irrogare, con coerenza, equità, imparzialità e uniformità, sanzioni proporzionate alle rispettive violazioni del Codice Etico e conformi alle vigenti disposizioni in materia di regolamentazione dei rapporti di lavo-ro.
In particolare, in caso di violazioni del Codice Etico compiute dai dipendenti, i relativi provvedimenti saranno adottati e le relative sanzioni saranno irrogate nel pieno rispetto dell’art. 7, della Legge n. 300 del 20 maggio 1970, della normativa vigente e di quanto stabilito dalla contrattazione collettiva in vigore.

Codice etico Publika STP srl

1. Premessa

1.1 Obiettivi del Codice Etico

La missione di PUBLIKA STP S.R.L. (di seguito anche la Società) è quella di fornire ai propri clienti servizi di elevata qualità, operando, nell’ambito delle strategie delineate e in partnership con i propri fornitori, per lo sviluppo del business e l’impegno delle tecnologie più efficienti e compatibili con l’ambiente e la sicurezza.
Attraverso queste attività la società intende:

creare valore per i propri soci e sviluppare l’azienda a lungo termine;
contribuire al benessere ed alla crescita professionale dei dipendenti e collaboratori;
trasferire elementi di innovazione e di progresso economico e civile alla Comunità, nel pieno rispetto dei valori primari dell’azienda cioè l’etica e la legalità.

L’integrità morale è un dovere costante di tutti coloro che lavorano per Publika Stp S.r.l. e caratterizza i comportamenti di tutta la sua organizzazione.
A tale fine il presente Codice Etico (o di Condotta) è stato elaborato, in linea con il modello organizzativo ex D.Lgs. 231/2001, per assicurare che i valori etici fondamentali di Publika Stp
S.r.l. siano chiaramente definiti e costituiscano l’elemento base della cultura aziendale, nonché lo standard di comportamento di tutti i Destinatari nella conduzione degli affari e delle loro attività.

1.2 Struttura del Codice Etico e ambito di applicazione

Il Codice Etico trova applicazione per tutte le attività della società ed è vincolante per i comportamenti dei Destinatari (di seguito Collaboratori) e più precisamente degli amministratori, dei dipendenti, dei collaboratori interni e dei rappresentanti/procuratori.
Publika Stp S.r.l. si impegna a richiedere che i principi del Codice Etico siano osservati anche da tutti coloro (partner, fornitori, clienti, collaboratori esterni, consulenti) con i quali essa entra in contratto in relazione al perseguimento dei propri obiettivi.
In particolare, la società – consapevole dell’influenza, anche indiretta, che le proprie attività possono avere sulle condizioni, sullo sviluppo economico e sociale e sul benessere generale della collettività – intende orientare la sua azione ed i suoi investimenti nel rispetto del contesto in cui si trova.

PRIMA PARTE

2. Principi etici

2.1 Etica nella conduzione degli affari e delle attività aziendali

Legalità – Tutti i Collaboratori sono tenuti al rispetto delle leggi e normative vigenti nei paesi in cui operano, del Codice Etico e delle norme interne aziendali, applicandole con rettitudine ed equità.
Integrità – Nei rapporti con i terzi, Publika Stp S.r.l. si impegna ad agire in modo corretto e trasparente evitando informazioni ingannevoli e comportamenti tali da trarre indebito vantaggio da altrui posizioni di debolezza o di non conoscenza. La società, nella ricerca della massimizzazione dei propri risultati economici e finanziari, è impegnata a stabilire corrette relazioni commerciali con i terzi e con i fornitori, rapporti duraturi con clienti e adeguati riconoscimenti del contributo dei propri Collaboratori.
Lealtà – I rapporti con l’esterno, le relazioni con i propri Collaboratori, e quelle tra questi ultimi devono essere improntati alla massima lealtà, che consiste nella fedeltà alla parola data ed ai patti, nell’agire con senso di responsabilità, nella valorizzazione e salvaguardia del patrimonio aziendale e nell’applicazione di un’attitudine di completa buona fede in ogni attività o decisione.
Onestà e correttezza – Nello svolgimento delle attività e nelle relazioni di qualunque tipo e natura, i Collaboratori di Publika Stp S.r.l. sono tenuti a rispettare con la massima diligenza le leggi vigenti con una linea di condotta onesta. In nessun caso il presunto perseguimento dell’interesse o del vantaggio per la società può giustificare un operato non conforme alle leggi. Tutte le azioni della società devono essere effettuate garantendo correttezza, completezza, uniformità e tempestività d’informazione, secondo le linee dettate dalle leggi, dalle migliori prassi del mercato e nei limiti della tutela del know-how e dei beni dell’azienda.
Rispetto della dignità delle persone – Publika Stp S.r.l. rispetta i diritti fondamentali delle persone tutelandone l’integrità morale e garantendo eguali opportunità. Nelle relazioni sia interne che esterne non sono ammessi comportamenti che abbiano un contenuto discriminatorio basato sulle opzioni politiche e sindacali, la religione, la razza, la nazionalità, l’età, il sesso, l’orientamento sessuale, lo stato di salute e in genere qualsiasi caratteristica intima della persona umana. La società si adopera affinché, nell’ambito delle proprie attività, i diritti previsti dalla “Dichiarazione dei diritti dell’uomo” siano garantiti nei diversi luoghi in cui opera.
Trasparenza – Publika Stp S.r.l. considera imprescindibili per la conduzione dei suoi affari e per la vita aziendale la veridicità, la completezza e l’accuratezza delle informazioni che sono fornite sia all’interno che all’esterno della Società.
Rapporti con gli organismi di controllo – I rapporti con gli organismi di controllo sono ispirati a principi di trasparenza, completezza, veridicità e correttezza dell’informazione.
Qualità dei servizi – Publika Stp S.r.l. orienta la propria attività alla soddisfazione e alla tutela dei propri clienti oltre che all’apprezzamento della collettività in cui opera.
Libertà di mercato – Publika Stp S.r.l. conforma la propria attività alla salvaguardia dei principi di corretta concorrenza e libertà di mercato.

2.2 Etica del lavoro e tutela e valorizzazione dei collaboratori

Valore dei collaboratori – I Collaboratori di Publika Stp S.r.l. sono un fattore indispensabile per il successo della società. Per questo motivo la società tutela e promuove il valore dei Collaboratori allo scopo di massimizzarne il grado di soddisfazione e accrescerne il patrimonio di competenze possedute. Pertanto, nella gestione dei rapporti che implicano l’instaurarsi di relazioni gerarchiche, Publika Stp S.r.l. richiede che l’autorità sia esercitata con equità e correttezza, vietando ogni comportamento che possa in qualunque modo ledere la dignità personale e la professionalità del collaboratore.
Impegno al miglioramento – I Collaboratori si impegnano nei confronti di Publika Stp S.r.l. a dare il meglio delle loro competenze professionali ed a migliorarle continuamente con gli strumenti offerti dall’azienda.
Riservatezza – I Collaboratori si impegnano a trattare ogni informazione ottenuta in relazione alla prestazione dell’attività lavorativa come riservata e, pertanto, a non divulgarla se non nei limiti dell’uso di tali informazioni per lo svolgimento dell’attività e nel rispetto del principio di trasparenza. La comunicazione all’esterno delle informazioni riservate è eseguita sotto il controllo delle funzioni preposte.
Assenza di conflitto di interessi – I Collaboratori assicurano che ogni decisione di business è presa nell’interesse della Società e devono, pertanto, evitare qualsiasi situazione di conflitto di interessi tra attività personali e mansioni ricoperte nella Società che possa intaccare la loro indipendenza di giudizio e di scelta.
Sicurezza, salvaguardia della salute e condizioni di lavoro – Publika Stp S.r.l. considera che le persone motivate e professionalmente eccellenti costituiscono la leva strategica e fondamentale per competere e svilupparsi nel proprio business. A tale fine, la società promuove condizioni e ambienti di lavoro che tutelino l’integrità psicofisica delle persone e favoriscano propositività, creatività, partecipazione attiva, capacità di lavorare in team ed assunzione di responsabilità.
Publika Stp S.r.l. crede profondamente nell’importanza di garantire un ambiente di lavoro nel quale ogni essere umano goda di condizioni di assoluta dignità e rispetto. Pertanto pone in essere tutte le misure necessarie affinché non sia mai attuata alcuna discriminazione o condizionamento.
La società garantisce l’integrità fisica e morale dei suoi collaboratori, condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale e ambienti di lavoro sicuri e salubri, nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione degli infortuni sul lavoro e protezione dei lavoratori.
Publika Stp S.r.l. svolge la propria attività a condizioni tecniche, organizzative ed economiche tali da consentire che siano assicurati una adeguata prevenzione infortunistica ed un ambiente di lavoro salubre e sicuro.
La società si impegna a diffondere e consolidare tra tutti i propri collaboratori una cultura della sicurezza sul lavoro, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i collaboratori.
Sviluppo professionale – Publika Stp S.r.l. si impegna a mettere a disposizione dei Collaboratori adeguati strumenti ed opportunità di crescita professionale.

2.3 Impegno per lo sviluppo sostenibile

Per Publika Stp S.r.l. la tutela dell’ambiente è un valore fondamentale della collettività ed è compatibile con lo sviluppo aziendale. La società, pertanto, si impegna ad operare nel rispetto delle normative vigenti, applicando le tecnologie disponibili, a promuovere e programmare uno

SECONDA PARTE

Fermi restando i principi etici riportati nella prima parte, sono di seguito illustrate le Regole che hanno lo scopo di indicare i comportamenti da tenersi nello svolgimento delle varie attività aziendali, al fine di rispettare i contenuti dei citati principi.

3. Rapporti con le istituzioni e le aziende pubbliche

I rapporti con la Pubblica Amministrazione sono improntati alla massima legalità e correttezza. In particolare, Publika Stp S.r.l. intrattiene le necessarie relazioni, nel rispetto dei ruoli e delle funzioni attribuite, in spirito di massima collaborazione con le Amministrazioni dello Stato, le Regioni e gli altri Enti Locali, in Italia o in altri Paesi.
Le relazioni con esponenti delle istituzioni pubbliche sono svolte nel rispetto della più rigorosa osservanza delle disposizioni di legge e delle norme interne e non possono in alcun modo compromettere l’integrità e la reputazione della Società.
Nessun Collaboratore deve promettere o versare somme, promettere o concedere beni in natura o altri benefici a pubblici funzionari a titolo personale, con la finalità di promuovere o favorire interessi di Publika Stp S.r.l., anche a seguito di illecite pressioni; del pari nessun Collaboratore può eludere le suddette prescrizioni ricorrendo a forme diverse di aiuti o contribuzioni che, sotto veste di incarichi, consulenze, ecc. abbiano invece le stesse finalità sopra vietate.
L’offerta di omaggi, regali e altre forme di benefici deve avvenire secondo quanto previsto dalla prassi aziendale dei rapporti istituzionali/imprenditoriali e dalle normali consuetudini in occasione, ad esempio, delle principali festività. In via generale i regali offerti non devono essere rivolti ad ottenere dei trattamenti di favore per la Società che comportino la violazione di norme di legge o il configurarsi di situazioni in contrasto con le disposizioni contenute nel presente Codice Etico. La finalità degli omaggi deve essere quella di promuovere l’immagine e la reputazione di Publika Stp S.r.l. e rientrare tra le normali pratiche istituzionali, commerciali o di cortesia: sono da ricomprendere, ad esempio, nella prassi aziendale relativa ai rapporti istituzionali/aziendali, tra l’altro, i donativi di tessere/biglietti per l’accesso agli eventi, di libri/cataloghi stampati e/o le spese di ospitalità ovvero gli oggetti realizzati per eventi/occasioni/ricorrenze/festività.

4. Principi di condotta da osservare nei rapporti con le aziende private

Tenendo conto di quanto previsto dall’articolo 18 del D.Lgs. 231/2007, è possibile suddividere la sequenza degli adempimenti nelle seguenti fasi:

il professionista di riferimento dispone l’acquisizione dei dati raccolti ai fini della formazione del fascicolo della clientela ed effettua la valutazione del rischio;
il dipendente delegato verifica i documenti raccolti e segnala eventuali difformità o incompletezze al professionista;
il dipendente delegato istituisce l’apposito fascicolo intestato al cliente curando l’ordinata archiviazione dei documenti;
il dipendente delegato aggiorna il fascicolo della clientela con le informazioni raccolte dal professionista in attuazione del controllo costante;
all’atto dell’emissione delle parcelle il professionista di riferimento e il collaboratore verificano la congruità della descrizione delle prestazioni fatturate con l’istruttoria e la documentazione antiriciclaggio;
il professionista di riferimento comunica al dipendente delegato la conclusione dell’incarico professionale per le annotazioni del caso.

5. Principi di condotta da osservare nei rapporti con i partners

La complessità del business richiede sempre più la partecipazione ad iniziative congiuntamente ad altri soggetti. Questo si attua sia mediante la costituzione di joint ventures insieme a uno o più partner. Nello sviluppo di queste iniziative tutti i Collaboratori di Publika Stp S.r.l. devono attenersi al rispetto dei principi contenuti in questo Codice Etico. In particolare devono:

instaurare rapporti sono con partner o altri soci che godano di una reputazione rispettabile, che siano impegnati solo in attività lecite e che si ispirino a principi etici comparabili a quelli di Publika Stp S.r.l.;
accertarsi che la joint venture o la società partecipata operi in linea con il Codice Etico;
assicurare la trasparenza degli accordi ed evitare la sottoscrizione di patti o accorti segreti contrari alla legge;
mantenere con i partner rapporti franchi, aperti e collaborativi;
segnalare tempestivamente all’Amministratore qualsiasi comportamento da parte della joint venture, di un partner o di un socio che appaia contrario ai principi del Codice Etico.

6. Principi di condotta da osservare nei rapporti con i fornitori

I fornitori hanno un ruolo fondamentale nel migliorare la competitività complessiva di Publika Stp S.r.l.. Vengono perciò selezionati i fornitori che possiedono le migliori caratteristiche in termini di qualità, innovazione, costo, servizio, continuità. Ai Collaboratori di Publika Stp S.r.l. viene richiesto di selezionare i fornitori secondo le procedure aziendali e tenendo conto dei principi del Codice Etico; essi sono incoraggiati a creare e mantenere trasparenti e collaborative relazioni con i fornitori, nonché ad agire sempre nel migliore interesse della Società.
In particolare i Collaboratori, soprattutto quelli addetti a tali processi, devono:

osservare le procedure interne per la selezione e gestione dei rapporti con i fornitori;
operare nell’ambito delle leggi e normative vigenti;
verificare e monitorare il possesso dei necessari requisiti di attendibilità commerciale e professionale dei Fornitori (anche mediante richiesta di apposite dichiarazioni del Fornitore di non avere procedimenti penali per reati di cui al D.Lgs231/2001 a carico);
applicare le condizioni contrattualmente previste;
mantenere un dialogo franco ed aperto con i fornitori, in linea con le migliori consuetudini commerciali;
richiedere ai fornitori di attenersi ai principi del presente Codice Etico con l’impegno a osservarli nell’ambito dei rapporti con Publika Stp S.r.l. e a non porre in essere alcun comportamento che induca in qualsiasi modo la società o i collaboratori a violare tali principi;
segnalare tempestivamente all’Amministratore qualsiasi comportamento di un fornitore che appaia contrario ai principi del Codice Etico.

Tutti i fornitori coinvolti direttamente nell’erogazione di servizi ai clienti di Publika Stp S.r.l. saranno tenuti a rispettare i principi del Codice etico nei rapporti con la società: al fine di garantire la conoscenza e l’informazione dei suddetti principi, la società inserisce nei contratti, se stipulati in forma scritta con i suddetti fornitori, apposite clausole di osservanza dei dettami del Codice Etico. In particolare tali clausole prevedono:

specifica indicazione di presa visione e osservanza da parte di terzi dei principi e delle norme comportamentali previste all’interno del Codice Etico;
l’attribuzione a Publika Stp S.r.l. il diritto di risolvere il contratto e/o di sospendere il fornitore dal relativo albo ovvero di escluderlo dalle procedure di comparazione in essere in caso di violazione di una delle norme previste all’interno del Codice Etico.

7. Principi di condotta da osservare nei rapporti con altri interlocutori

7.1 Rapporti con partiti politici, organizzazioni sindacali ed enti/associazioni

Publika Stp S.r.l. si astiene da qualsiasi forma di pressione indebita, diretta o indiretta, su esponenti politici o sindacali, anche realizzata attraverso i propri Collaboratori o consulenti ad altro titolo. I Collaboratori non possono svolgere attività politica durante l’orario di lavoro o utilizzare beni o attrezzature della società a tale scopo; dovranno, inoltre, chiarire che le eventuali opinioni politiche da loro espresse a terzi sono strettamente personali, non rappresentando, pertanto, l’opinione e l’orientamento della società.
Nei rapporti con altre associazioni portatrici di interessi (es. associazioni di categoria, organizzazioni territoriali, ambientaliste, ecc.) nessun Collaboratore deve promettere o versare somme, promettere o concedere o ricevere beni in natura o altri benefici a titolo personale per promuovere o favorire interessi della società.
Publika Stp S.r.l. può aderire, nell’ambito di autonoma valutazione, alle richieste di contributi limitatamente a proposte provenienti da istituzioni, enti e/o associazioni non profit, oppure che siano di notevole valore istituzionale, culturale o benefico.
In ogni caso, nella scelta delle proposte cui aderire, la società presta particolare attenzione alle eventuali situazioni di possibile conflitto di interessi.

7.2 Rapporti con la collettività

Publika Stp S.r.l. è consapevole dell’impatto economico, sociale e territoriale generato dalla propria attività. Al fine di massimizzare gli effetti positivi per la collettività derivanti dalla gestione del proprio patrimonio immobiliare, il management deve operare con l’obiettivo di migliorare la qualità ambientale, la vivibilità e l’estetica dei luoghi in cui opera.
Publika Stp S.r.l. può fornire contributi e sponsorizzazioni per sostenere iniziative proposte da istituzioni, enti pubblici e privati, da associazioni senza fini di lucro regolarmente costituite ai sensi di legge e che promuovano i principi etici della società. Le sponsorizzazioni ed i contributi possono riguardare eventi ed iniziative a carattere istituzionale, sociale, politico culturale, sportivo ed artistico e possono essere finalizzate anche alla realizzazione di studi, ricerche, convegni e seminari, aventi ad oggetto tematiche di interesse generale o specifico per la società. Nel selezionare le iniziative da sostenere Publika Stp S.r.l. opera autonome valutazioni nel rispetto del principio della legalità.

7.3 Rapporti con i mass media e i social media

Publika Stp S.r.l. riconosce ai media un ruolo fondamentale nel processo di trasferimento delle informazioni.
Per tale ragione essa gestisce i rapporti con i suoi interlocutori ispirandosi al principio di trasparenza e impegnandosi a informare costantemente tutti gli attori coinvolti, direttamente o indirettamente, nelle proprie attività.
I Collaboratori devono astenersi, inoltre, dal diffondere notizie false o fuorvianti, che possano trarre in inganno la comunità esterna.
Publika Stp S.r.l., consapevole che l’utilizzo dei social media (o social network) è diventato un importante strumento di comunicazione e può costituire un fattore di sviluppo del business, auspica l’ottimizzazione delle opportunità derivanti da queste nuove piattaforme tecnologiche, ma impegna tutte le sue persone, a qualsiasi livello, a minimizzare i rischi potenziali che possono derivare da un utilizzo improprio, incauto o inconsapevole delle stesse.
Per questo motivo, Publika Stp S.r.l. riconosce ai propri Collaboratori la facoltà di utilizzare i social media, ma, per parte sua, si riserva la facoltà di ritenere i propri Collaboratori responsabili degli eventuali danni economici o reputazionali derivanti da un uso dei social media, sia all’interno che al di fuori dell’orario di lavoro, improprio, contrario al Codice Etico o alle regole aziendali. Ai Collaboratori, fatti salvi i casi di attività condotte per il ruolo aziendale assegnato ovvero di specifica autorizzazione della struttura aziendale competente, non è consentito:

discutere di argomenti che riguardano informazioni riservate dell’azienda;
pubblicare o diffondere documenti, foto, video, immagini ed ogni altro materiale di proprietà dell’Azienda o riferibile all’attività aziendale.

8. Politiche di gestione dei collaboratori

Publika Stp S.r.l. favorisce e presta attenzione alla crescita professionale e personale dei propri collaboratori.
Conformemente ai principi etici che informano la sua attività, la società tutela l’integrità fisica e morale dei suoi dipendenti, garantendo agli stessi condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona.
Nell’ambito del rapporto di lavoro, i rapporti tra i dipendenti, a tutti i livelli di responsabilità nell’organizzazione aziendale, saranno improntati a reciproca correttezza, rispetto ed educazione. In armonia con la dignità dei dipendenti, i superiori impronteranno i rapporti con i dipendenti stessi alla massima correttezza e rispetto.
Publika Stp S.r.l. non ammette che sul luogo di lavoro siano tenuti comportamenti offensivi dell’altrui dignità in generale e, specialmente, se motivati da ragioni di razza, etnia, preferenze sessuali, età, fede religiosa, ceto sociale, opinioni politiche, stato di salute, o da qualunque altro motivo di natura discriminatoria.
Publika Stp S.r.l. esige che nelle relazioni di lavoro interne ed esterne non venga dato luogo a molestie, intendendo come tali:

la creazione di un ambiente di lavoro intimidatorio, ostile o di isolamento nei confronti di singoli o gruppi di lavoratori;
l’ingiustificata interferenza con l’esecuzione di prestazioni lavorative altrui;
l’ostacolo a prospettive di lavoro individuali altrui per meri motivi di competitività personale.

Publika Stp S.r.l. non ammette e non tollera le molestie sessuali, intendendo come tali:

la subordinazione di determinazioni di rilevanza per la vita lavorativa del destinatario all’accettazione di favori sessuali;
le proposte di relazioni interpersonali private, condotte nonostante un espresso o ragionevolmente evidente non gradimento, che abbiano la capacità, in relazione alla specificità della situazione, di turbare la serenità del destinatario con obiettive implicazioni sulla sua espressione lavorativa.

La società non tollera che sul luogo di lavoro siano tenuti comportamenti violenti, minacciosi, di prevaricazione psicologica o lesivi dell’altrui sfera fisica e morale.
Essa predispone un ambiente lavorativo ricettivo, stimolando la proposizione dei contributi professionali dei singoli e si adopera per coinvolgere le persone nella condivisione degli obiettivi e nell’assunzione di responsabilità coerenti con i ruoli ricoperti.
Le politiche di selezione, di retribuzione e di formazione dei dipendenti sono ispirate a criteri di professionalità, di competenza e di merito, rifiutando ogni tipo di discriminazione o pressioni di qualsivoglia provenienza volte a favorire l’assunzione o l’affidamento di incarichi a vantaggio di persone o soggetti al di fuori di proprie libere scelte.
Sulla base dello stesso principio, Publika Stp S.r.l. si attende che il management, i dipendenti e i collaboratori agiscano con imparzialità, evitando qualsiasi disparità di trattamento, e che si adoperino al mantenimento di un clima interno rispettoso delle dignità e della personalità individuale.
Le assunzioni avvengono nel pieno rispetto di tutte le norme legali e contrattuali e delle procedure interne, favorendo l’inserimento del lavoratore nell’ambiente di lavoro.
Ogni Collaboratore è responsabile della protezione delle risorse a lui affidate ed ha il dovere di informare tempestivamente le strutture preposte di eventuali minacce o eventi dannosi per la società. In particolare il Collaboratore deve:

operare con diligenza per tutelare i beni aziendali attraverso comportamenti responsabili;
evitare utilizzi impropri dei beni aziendali che possono essere causa di danno o pericolo per la società;
non inviare messaggi di posta elettronica minatori o ingiuriosi, non ricorrere a linguaggio di basso livello, non esprimere commenti inappropriati o indesiderabili rispetto ad un normale contegno, che possano recare offesa alla persona e/o danno all’immagine di Publika Stp S.r.l.;
evitare lo spamming o “catene di sant’Antonio” che possano generare un traffico di dati/informazioni/processi all’interno della rete telematica aziendale tale da ridurre sensibilmente l’efficienza della rete con impatti negativi sulla produttività;
non navigare su siti Internet con contenuti indecorosi e offensivi;
adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza aziendali, al fine di non compromettere le funzionalità e la protezione del sistema informativo;
evitare di caricare sui sistemi aziendali del software non autorizzato e non fare mai copie non autorizzate di programmi su licenza per uso personale, aziendale o per terzi.

9. Trasparenza della contabilità, politiche di controllo di gestione e adempimenti fiscali

Publika Stp S.r.l. rileva sistematicamente gli accadimenti derivanti dalla propria gestione, conservando traccia di ogni operazione intrapresa, al fine di consentire la sua registrazione contabile, la ricostruzione delle motivazioni e l’individuazione delle responsabilità.
La società è consapevole dell’importanza della trasparenza, accuratezza e completezza delle informazioni contabili e si adopera per disporre di un sistema amministrativo-contabile affidabile nel rappresentare correttamente i fatti di gestione e nel fornire gli strumenti per identificare, prevenire e gestire, nel limite del possibile, frodi a proprio danno. Le rilevazioni contabili ed i documenti che da essa derivano devono essere basati su informazioni precise, esaurienti e verificabili, devono riflettere la natura dell’operazione cui fanno riferimento nel rispetto dei vincoli esterni (norme di legge, principi contabili), nonché delle politiche, dei piani, dei regolamenti e delle procedure interne; inoltre, devono essere corredati dalla relativa documentazione di supporto necessaria a consentire analisi e verifiche obiettive. Le rilevazioni contabili devono consentire di produrre situazioni economiche, patrimoniali e finanziarie accurate e tempestive destinate sia all’interno (per es.: report per la pianificazione ed il controllo, report di analisi di fatti specifici richiesti dal management, etc.) sia all’esterno della Società (bilanci, documenti, informativi, etc.). Tutti i collaboratori sono tenuti ad operare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente, in modo che il sistema amministrativo contabile possa conseguire tutte le finalità sopra descritte; al tal fine i Collaboratori, in base ai ruoli e competenze ricoperte, devono:

identificare, rilevare e rappresentare in modo veritiero e corretto tutti i fatti di gestione nel pieno rispetto della disciplina civilistica e della normativa fiscale, aggiornando e conservando i relativi documenti;
provvedere all’elaborazione delle situazioni e dei documenti contabili richiesti dagli Organi di controllo;
tenere un comportamento corretto, trasparente e collaborativo con le Autorità fiscali, nel rispetto delle norme di legge e delle procedure aziendali in tutte le attività finalizzate alla predisposizione, sottoscrizione e trasmissione delle dichiarazioni contabili e fiscali, anche avvalendosi di consulenti esterni di comprovata competenza e professionalità, al fine di garantire il corretto e puntuale versamento delle imposte dovute;
osservare con la massima diligenza e rigore tutte le disposizioni legislativamente previste in materia fiscale e garantire la veridicità e la completezza dei dati esposti in tutte le dichiarazioni di natura contabile/fiscale;
garantire la trasparenza nei rapporti con i fornitori, i consulenti e i clienti nonché l’effettività delle vendite/forniture/prestazioni rispetto alle fatture emesse e ricevute;
garantire la corretta tenuta e archiviazione delle scritture contabili e dei documenti di cui è obbligatoria la conservazione, al fine di garantire una corretta ricostruzione dei redditi e del volume di affari;
ottemperare, nel rispetto delle scadenze previste, gli adempimenti fiscali e tributari, nonché ai provvedimenti di riscossione emanati dalle Autorità competenti.

Gli organi di controllo societario devono avere libero accesso ai dati, ai documenti ed alle informazioni necessarie per svolgere le loro attività

10. Ambiente e salute e sicurezza sul lavoro

Publika Stp S.r.l. gestisce le sue attività perseguendo l’eccellenza nel campo della tutela dell’ambiente e della salute e sicurezza sul lavoro, ponendosi come obiettivo il miglioramento continuo delle proprie prestazioni in materia. A tale fine la società:

si impegna a rispettare le disposizioni vigenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro e ambiente;
elabora e comunica le linee guida di attuazione della tutela dell’ambiente e della sicurezza che devono essere seguite;
promuove la partecipazione dei dipendenti al processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia dell’ambiente e di tutela della salute e della sicurezza nei confronti di sé stessi, dei colleghi e dei terzi.

Per dare attuazione alla politica ambientale e della sicurezza, Publika Stp S.r.l. si pone come obiettivo di:

adottare sistemi di gestione ambientale e di gestione della salute e sicurezza sul lavoro in linea con le previsioni normative vigenti;
curare la formazione continua e la sensibilizzazione del proprio management e di tutto il personale sulle tematiche ambientali e di sicurezza;
chiedere ai propri Collaboratori ed ai terzi, che si trovino all’interno dei luoghi di lavoro della società, di evitare di sottoporre gli altri al disagio provocato dal fumo passivo, in linea con le disposizioni di legge e con le indicazioni dell’Organizzazione Mondiale della Sanità.

11. Antiriciclaggio – Contrasto al finanziamento al terrorismo

Publika Stp S.r.l. esercita la propria attività nel pieno rispetto, formale e sostanziale, della vigente normativa antiriciclaggio e delle disposizioni emanate dalle competenti Autorità, a tal fine impegnandosi a rifiutare di porre in essere qualsivoglia operazione che possa presentare sospetti di riciclaggio/finanziamento al terrorismo.
La società pone il divieto assoluto a tutti i suoi Collaboratori di porre in essere operazioni che possano comportare fattispecie di finanziamento al terrorismo e di riciclaggio/reimpiego/autoriciclaggio di proventi da attività criminali o illecite, in qualsiasi forma o modo.
I Collaboratori sono tenuti:

a verificare in via preventiva le informazioni disponibili sulle controparti commerciali, fornitori, partner e consulenti, al fine di appurare la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività prima di instaurare con questi rapporti d’affari;
a operare in maniera tale da evitare qualsiasi implicazione in operazioni idonee, anche potenzialmente, a favorire il riciclaggio di denaro proveniente da attività illecite o criminali ovvero il finanziamento al terrorismo, agendo nel pieno rispetto della normativa vigente;
a osservare le disposizioni del D.Lgs.231/2007 e le limitazioni sull’uso del contante ai sensi del D.Lgs.231/2007, rispettando anche le norme interne all’uopo definite.

TERZA PARTE

12. Attuazione del codice etico

a) Comunicazione e formazione

Il Codice Etico è portato a conoscenza degli stakeholder interni ed esterni mediante apposite attività di comunicazione e/o pubblicazione attraverso i vari strumenti a disposizione della società.

b) Segnalazioni/azioni degli stakeholder

Tutti gli stakeholder di Publika Stp S.r.l. possono segnalare, per iscritto o per via telematica e in forma non anonima, ogni violazione o sospetto di violazione del Codice Etico all’Amministratore (in forma scritta tramite l’invio di lettera indirizzata alla sede legale della società ovvero tramite posta elettronica all’indirizzo info@pec.publikastp.it).
È assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e quelli legati all’attività di approfondimento della segnalazione.

c) Violazioni del Codice Etico

L’osservanza delle norme contenute nel presente Codice Etico deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali previste per i dipendenti di Publika Stp S.r.l., ai sensi dell’articolo 2104 del Codice civile, nonché per i collaboratori della società con riferimento al rapporto contrattuale in essere.
Publika Stp S.r.l. si impegna a prevedere e irrogare, con coerenza, equità, imparzialità e uniformità, sanzioni proporzionate alle rispettive violazioni del Codice Etico e conformi alle vigenti disposizioni in materia di regolamentazione dei rapporti di lavoro.
In particolare, in caso di violazioni del Codice Etico compiute dai dipendenti, i relativi provvedimenti saranno adottati e le relative sanzioni saranno irrogate nel pieno rispetto dell’art. 7, della Legge n. 300 del 20 maggio 1970, della normativa vigente e di quanto stabilito dalla contrattazione collettiva in vigore.

RICEVI I NOSTRI AGGIORNAMENTI

Codice etico Publika srl

1. Premessa

2. Principi etici

3. Rapporti con le istituzioni e le aziende pubbliche

4. Principi di condotta da osservare nei rapporti con le aziende private

5. Principi di condotta da osservare nei rapporti con i partners

6. Principi di condotta da osservare nei rapporti con i fornitori

7. Principi di condotta da osservare nei rapporti con altri interlocutori

8. Politiche di gestione dei collaboratori

9. Trasparenza della contabilità, politiche di controllo di gestione e adempimenti fiscali

10. Ambiente e salute e sicurezza sul lavoro

11. Antiriciclaggio – contrasto al finanziamento al terrorismo

12. Attuazione del codice etico

Codice etico Publika Servizi srl

1. Premessa

2. Principi etici

3. Rapporti con le istituzioni e le aziende pubbliche

4. Principi di condotta da osservare nei rapporti con le aziende private

5. Principi di condotta da osservare nei rapporti con i partners

6. Principi di condotta da osservare nei rapporti con i fornitori

7. Principi di condotta da osservare nei rapporti con altri interlocutori

8. Politiche di gestione dei collaboratori

9. Trasparenza della contabilità, politiche di controllo di gestione e adempimenti fiscali

10. Ambiente e salute e sicurezza sul lavoro

11. Antiriciclaggio – contrasto al finanziamento al terrorismo

12. Attuazione del codice etico

Codice etico Publika STP srl

1. Premessa

2. Principi etici

3. Rapporti con le istituzioni e le aziende pubbliche

4. Principi di condotta da osservare nei rapporti con le aziende private

5. Principi di condotta da osservare nei rapporti con i partners

6. Principi di condotta da osservare nei rapporti con i fornitori

7. Principi di condotta da osservare nei rapporti con altri interlocutori

8. Politiche di gestione dei collaboratori

9. Trasparenza della contabilità, politiche di controllo di gestione e adempimenti fiscali

10. Ambiente e salute e sicurezza sul lavoro

11. Antiriciclaggio – Contrasto al finanziamento al terrorismo

12. Attuazione del codice etico

PUBLIKA SRL

PUBLIKA SERVIZI SRL

PUBLIKA STP SRL UNIPERSONALE