Domanda

In un comune piccolo (sotto i 3mila abitanti) ci è pervenuta la prima richiesta di accesso agli atti, presentata ai sensi dell’art. 5, comma 2, del d.lgs. 33/2013. Non avendo situazioni precedenti a cui rifarci vorremmo capire, in particolare, se è possibile accedere e ottenere delle informazioni che l’ente deve assemblare, estrapolandoli da delibere e determinazioni delle posizioni organizzative.

 

Risposta

L’accesso civico generalizzato nasce con il decreto legislativo 23 maggio 2016, n. 97, il quale ha introdotto numerose e rilevanti modifiche al cosiddetto Decreto Trasparenza (d.lgs. 33/2013). Con le modifiche introdotte, la legislazione italiana  si è arricchita di un nuovo concetto di diritto di accesso, che riguarda le informazioni detenute dalla pubblica amministrazione, con l’obiettivo di assicurare al cittadino un controllo “sociale” sull’azione amministrativa, oltre alla possibilità di verificare il rispetto dei tradizionali canoni costituzionali di buona amministrazione, imparzialità e trasparenza.

L’ Accesso civico generalizzato – anche conosciuto come FOIA – Freedom Of Information Act – Legge sulla libertà di informazione, in lingua italiana – consente a chiunque di richiedere dati e documenti ulteriori rispetto a quelli che le amministrazioni sono obbligate a pubblicare nel sito web, purchè siano dati in possesso dell’amministrazione.

Ciò significa, rispondendo allo specifico quesito, che l’ente non è tenuto a raccogliere ed estrapolare informazioni che non siano in suo possesso per rispondere ad un’istanza di accesso generalizzato, ma deve limitarsi a fornire documenti e dati che già detiene, senza necessità di rielaborazione dei contenuti stessi. In questo senso, dunque, la domanda di accesso va respinta.

L’unica attività di elaborazione permessa – anzi, dovuta – è quella che riguarda l’eventuale oscuramento dei dati personali (comuni, sensibili o giudiziari) eventualmente presenti nel documento o nell’informazione richiesta (la cosiddetta procedura di anonimizzazione), necessaria al fine di rendere possibile l’accesso. In questo caso, però, prima di accogliere la richiesta, si dovranno coinvolgere i controinteressati che potranno fornire una “motivata opposizione” entro dieci giorni.

Tornando all’istanza di accesso civico generalizzato presentata dal cittadino, come prima attività istruttoria occorre che siano verificati concretamente i documenti ed i dati richiesti. La richiesta di accesso, infatti, deve indicare, con precisione, i dati oggetto della domanda, consentendo all’amministrazione di identificare agevolmente le informazioni da rendere disponibili.

In pratica, dovranno essere ritenute NON ammissibili le richieste formulate in modo vago e generico, così come le domande che evidenziano espressamente la volontà del richiedente di accertare il possesso di dati o documenti da parte dell’amministrazione (cosiddetta: richiesta esplorativa).

In tali casi, si consiglia di assistere il richiedente in modo da giungere ad una adeguata definizione dell’oggetto dell’istanza.

Riguardo, invece, alla motivazione o giustificazione della richiesta di accesso civico generalizzato, si evidenzia che non è necessario che questa sia espressa a sostegno.

Tale libertà di accesso incontra, comunque, determinati limiti, individuati dal legislatore all’art. 5-bis del Decreto Trasparenza (n. 33/2013), il quale specifica le esclusioni disposte a tutela di interessi pubblici e privati giuridicamente rilevanti, di cui occorre tenere conto. Qualora si verifichino, in fututo, altre analoghe richieste, si suggerisce, inoltre:
a) di consultare attentamente la delibera ANAC n. 1309 del 28 dicembre 2016, avente ad oggetto le “Linee Guida recanti indicazioni operative ai fini della definizione delle esclusioni e dei limiti all’accesso civico di cui all’art. 5 co.2 del d.lgs. 33/2013”;
b) dotarsi di un regolamento interno (come previsto dall’ANAC) per rendere uniforme ed omogeneo l’esame delle istanze tra le varie strutture del comune;
c) pubblicare nel sito web nella sezione Amministrazione trasparente> Altri contenuti> Accesso civico, i modelli di richiesta per i tre accessi previsti e cioè quelli del FOIA; l’accesso civico semplice (art. 5, comma 1, d.lgs. 33/2013) e l’accesso agli atti disciplinato dal Titolo V, della legge 7 agosto 1990, n. 241.

Dal momento che la normativa è pienamente operativa da dicembre 2016, per ulteriore approfondimento, è opportuno, in caso di richiesta “dubbia”, consultare anche i pareri emanati, in questi due anni e mezzo, dall’Autorità Garante per la Protezione dei dati (Garante Privacy italiano), rintracciabili al link: https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/ricerca/-/search/argomento/Accesso%20civico