Domanda

Quali sono le categorie di atti e documenti che vanno mantenuti in pubblicazione per tre anni, anziché i cinque previsti dal decreto trasparenza?

 

Risposta

L’articolo 8, comma 3, del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33 (cd Decreto Trasparenza), prevede che i dati, le informazioni e i documenti oggetto di pubblicazione obbligatoria siano pubblicati per un periodo di cinque anni, decorrenti dal 1° gennaio dell’anno successivo a quello da cui decorre l’obbligo di pubblicazione. Il medesimo comma 3, specifica che sono fatti salvi i diversi termini previsti dalla normativa per il trattamento dei dati personali e di quanto previsto dagli articoli 14, comma 2, e 15, comma 4, del medesimo d.lgs.

Alla luce di quanto sopra, è possibile rispondere al quesito formulato nel modo seguente:

a) i dati, documenti e dichiarazioni relativi agli organi di governo (nei comuni: sindaco, assessori e consiglieri comunali) vanno pubblicati entro tre mesi dall’elezione o dalla nomina e conservati per tre anni dopo la cessazione dalla carica;
b) i dati, documenti e dichiarazioni relativi  al Commissario straordinario ogni qualvolta il decreto di scioglimento gli attribuisca i poteri del Sindaco e/o della Giunta e del Consiglio (FAQ ANAC>  Trasparenza 5.6);
c) i dati relativi al segretario comunale ed ai dirigenti (art. 14, comma 1-bis) vanno pubblicati entro tre mesi dalla nomina e conservati per tre anni dopo la cessazione dall’incarico;
d) i dati dei titolari di posizione organizzativa con delega dirigenziale o P.O. nei comuni senza dirigenti (art. 14, comma 1-quinquies) vanno pubblicati entro tre mesi dalla nomina e conservati per tre anni dopo la cessazione dall’incarico;
e) i dati e documenti dei titolari di incarichi di collaborazione o consulenza (art. 15, comma 4) vanno pubblicati entro tre mesi dal conferimento dell’incarico e per i tre anni successivi alla cessazione dell’incarico. Si ricorda che nella categoria dei Collaboratori e consulenti devono figurare anche  i dati e documenti dei componenti del Collegio dei revisori (FAQ ANAC, Trasparenza> 6.11);
f) in analogia a quanto sopra, si ritiene che anche i dati dei componenti dell’Organismo Indipendente di Valutazione (OIV) o del Nucleo di Valutazione (articolo 10, comma 8, lettera c), vadano conservati per i tre anni successivi alla cessazione dell’incarico, nella sezione Amministrazione Trasparente> Personale> OIV;
g) i dati e documenti concernenti  incarichi nelle società controllate (art. 15-bis)  vanno pubblicati entro trenta giorni dal conferimento di incarichi di collaborazione, di consulenza o di incarichi professionali, inclusi quelli arbitrali, e per i due anni successivi alla loro cessazione.

In aggiunta a quanto sopra, va specificato che:

1. per gli incarichi politici (art. 15, commi 1 e 2) le informazioni concernenti la situazione patrimoniale e, ove consentita, la dichiarazione del coniuge non separato e dei parenti entro il secondo grado (comuni sopra 15.000 abitanti o forme aggregative di comuni che, nel totale, sommano più di 15.000 abitanti), non vengono pubblicate per tre anni dalla cessazione, ma solamente fino alla durata dell’incarico o del mandato;
2. si ritiene che trascorso un  triennio dalla cessazione dell’incarico dirigenziale, cessi anche l’obbligo di pubblicare la dichiarazione di inconferibilità e di incompatibilità, rilasciata dai medesimi soggetti, ai sensi del d.lgs. 39/2013 e pubblicata dalle amministrazioni, per effetto dell’art. 20, del citato decreto  n. 39 del 2013;
3. trascorsi i termini di cui sopra, tutti i dati e documenti restano accessibili con l’istituto dell’accesso civico generalizzato (cd. FOIA), ai sensi dell’articolo 5, comma 2, del d.lgs. 33 del 2013;
4. l’ANAC, come previsto dall’art. 8, comma 3-bis, del decreto Trasparenza,  sulla base di una valutazione del rischio corruttivo, delle esigenze di semplificazione e delle richieste di accesso, potrà determinare, anche su proposta del Garante privacy, i casi in cui la durata della pubblicazione del dato e del documento può essere inferiore ai termini stabiliti.